Käytännön järjestelyjä

Koulutus Kiltaan ja Yhdistyspalvelun Koulutuskalenteriin

Kun yhdistyskoulutuksen sisältö on suunniteltu, sen ajankohta ja toteuttamistapa on valittu, on aika viedä koulutus Kiltaan ja Yhdistyspalvelussa sijaitsevaan Koulutuskalenteriin.

Tässä ohjeistuksessa kerrotaan nämä asiat:

• Miten syötät koulutuksen oikein Kiltaan?
• Miten koulutus näkyy oikein Koulutuskalenterissa?
• Miten käsittelet ilmoittautujien tietoja ennen koulutusta ja sen jälkeen?

Osallistujatietojen käsittely ja tietosuoja

Kun sydänpiireissä/valtakunnallisissa yhdistyksissä käsitellään koulutuksiin osallistuvien henkilötietoja, on tärkeää, että se tapahtuu tietosuojamääräysten mukaisesti. Mikäli järjestät yhdistysten jäsenille koulutuksen, heidän henkilötietonsa löytyvät jo Killasta, Jäsenrekisteristä. Killan Jäsenrekisteristä on tehty oma tietosuojaselosteensa, jolloin koulutuksen käyneistä ei tarvita omaa rekisteriä tai omaa selostetta. Kun henkilö on käynyt koulutuksen, hänen osallistumisensa tallentuu Kiltaan ja siitä jää merkintä jäsentietoihin (ohje koulutuksen viemisestä Kiltaan ja osallistujatietojen käsittely). Koulutuksen käyneiden tietoja saa luovuttaa eteenpäin, kun se on tarpeellista, esimerkiksi kouluttajalle tai yöpymisjärjestelyjä varten. Mikäli käsittelet henkilötietoja listoina koneellasi tai paperisina, muistathan hävittää listat sopivan ajan kuluttua koulutuksen päättymisestä. Mikäli Sydänliitto järjestää koulutuksen, koulutusten käyneiden tiedoista muodostuu liiton hallinnoima Koulutusrekisteri, josta on oma selosteensa.

Koulutustilasta huomioitavaa

Muista pyytää 2–3 paikasta tarjous, kun järjestät lähikoulutuksen. Tallenna aina tarjoukset, jotta ne ovat tarvittaessa saatavilla. Huomioi tarjouspyynnöissä esteettömyys.

Sydänliitolla on alennuksia majoituksesta ja kokouspaketeista: Scandic 10 % ja Hilton 10 %. Mainitse sopimuksesta ja alennuksesta tilatessasi.

Sydänliitolla on sopimushinnat majoituksesta ja kokouspaketeista: Finlandia Park Hotel Helsinki. Mainitse sopimushinnoista tilatessasi.

Sydänliitolla on sopimushinta kokouspaketeista: Sokos-hotellit ja Radisson Blu. Lisäksi majoituksissa on 5 % alennus. Yritystunnus: 60113.

Mainitse sopimushinnoista ja alennuksesta tilatessasi.

Monilla sydänpiireillä on käytössään tiloja, jotka voivat soveltua koulutuksen järjestämiseen. Selvitä ennen koulutusta, jos sen voisi järjestää niissä. Näin kustannussäästö voi olla merkittävä.

Kahvi- ja ruokatarjoilu  

Tavoitteena on, että koulutuksien kahvi- ja ruokatarjoilu on terveyttä edistävää, Sydänliiton linjausten mukaisesti. Osallistujalla tulee olla mahdollisuus tehdä terveellisiä ruokavalintoja. Rinnalla saa olla myös muunlaista syötävää.  

Koulutuksen järjestäjä voi vaikuttaa ruokatarjoilun ravitsemuslaatuun tilaus- tai tarjouspyyntövaiheessa. Helpoiten se tapahtuu tilaamalla Sydänmerkin mukaista ruoka– tai kahvitarjoilua. Tilaajan ei tarvitse osata terveellisemmän tarjoilun kriteereitä. Ruuan valmistaja ottaa ammattilaisena asioista selvää.  

Kahvitarjoilu 

Lähetä ammattilaiselle terveellisemmän kahvitarjoilun kriteerit 

Ruokatarjoilu 

Lähetä ammattilaiselle terveellisemmän ruokatarjoilun kriteerit 

Tervetuloa-viesti

Ennen koulutusta on hyvä laittaa viesti ilmoittautuneille. Tämä kannattaa tehdä noin 1-2 viikkoa ennen koulutuksen alkua. Tervetuloa-viesti sisältää ainakin saapumisohjeen (mikäli lähikoulutus) tai tekniset ohjeet (mikäli verkkokoulutus), kouluttajien nimet ja yhteystiedot, esitteen, joka sisältää ohjelman tai pelkän ohjelman ja muistutuksen mahdollisesta peruutuksesta. Viestin mukana toimitetaan mahdollinen ennakkotehtävä.