Fakturering och påminnelser om medlemsavgifter inom Hjärtförbundet

Medlemsavgifterna faktureras centralt från förbundets kansli med ungefär tre veckors intervall.

Fakturan innehåller också medlemskortet. För dem som betalat medlemsavgiften direkt vid nätanslutning skickas endast medlemskortet per brevpost. Vi rekommenderar att föreningen inte själv skapar fakturor i Kilta till nya medlemmar, eftersom det pappersbaserade medlemskortet då uteblir.

Däremot avviker faktureringen av eventuella stödmedlemmar i hjärtföreningarna från den normala medlemsmodellen, och föreningen ska vara aktiv i det. Det finns en separat anvisning för detta.

En sammanställningsfaktura för hedersmedlemmar skickas till föreningen i februari–mars. För hedersmedlemmar måste föreningen läggas in som betalare i Kilta, så att fakturan går till föreningen. Om föreningens Kilta‑användare inte vet hur detta görs, skicka ett meddelande till jasenpalvelu@sydanliitto.fi.

Medlemskap, vars medlemsavgift inte har betalats under innevarande eller föregående år, avslutas centralt innan den pappersbaserade påminnelsefakturan skickas. Medlemmar som inte betalat får inte nummer 3 eller 4 av tidningen Sydän. Nya medlemmar får naturligtvis sina tidningar.

SMS‑påminnelse i mars

Enligt vår process påminns obetalda medlemmar med SMS‑påminnelser i mars. Alla får inte SMS samtidigt, utan de skickas i omgångar mellan kl. 9–16. Avsändaren visas som Finlands hjärtförbund, och meddelandet innehåller nödvändiga betalningsuppgifter (belopp, kontonummer och referensnummer). På grund av teckenbegränsningar lyfts inte föreningarnas namn in i meddelandet.

SMS‑påminnelsen når inte alla obetalda medlemmar, eftersom telefonnummer saknas, är felaktiga eller hemliga. Vi strävar efter att skicka separata meddelanden till finsk‑ och svenskspråkiga medlemmar.

Papperspåminnelse i maj

En pappersbaserad påminnelsefaktura för innevarande års medlemsavgift skickas till obetalda medlemmar i maj. Påminnelsebrev skickas alltså inte längre till dem som fortfarande har obetalda medlemsavgifter även från föregående år – deras medlemskap avslutas.

E‑postpåminnelse i september

För innevarande års obetalda och förfallna medlemsavgifter skickas en e‑postpåminnelse från Kilta. Betalningsuppgifterna skickas inte som bilaga, men fakturan finns som PDF i medlemmens Extranet. Avsändaren är jasenpalvelu@sydanliitto.fi.

Meddela gärna medlemsservicen i början av september om ni vill påminna era obetalda medlemmar själva. Då kan vi lämna er förening utanför utskicket. Påminnelsen gäller medlemskategorierna: ordinarie medlem, familjemedlem, TM‑medlem och sekundär medlem.

Anmälan av nästa års medlemsavgifter i december

Innan massfaktureringen av medlemsavgifter måste föreningens uppgifter vara uppdaterade: eventuella namn‑, distrikts‑ eller medlemsförändringar ska föras in i Kilta i god tid, senast i november.

Föreningarna meddelar sin medlemsavgiftsandel och totala medlemsavgift till organisationskoordinator Anna Autio gärna senast 4.12., men absolut senast 15.12.
(anna.autio@sydanliitto.fi). Meddela gärna också priserna till ert eget distrikt/område.

Uppdateringen av medlemsavgiftspriserna i Kilta påbörjas omedelbart därefter på Hjärtförbundets kansli. Medlemsavgiftsunderlagen körs troligen till tryckeriet redan under december, så tiden är knapp.

Medlemsfakturan och medlemskortet skickas till de flesta medlemmar tillsammans med det första numrets extraklammer i tidningen Sydän.

För nya medlemmar skickas medlemsfakturor och medlemskort per brev. Brevpost används också när fakturan och medlemskortet ska till olika adresser.