TIETOSUOJASELOSTE

Viitasaaren Sydänyhdistys ry
1.2.2019
TIETOSUOJASELOSTE
Eu:n tietosuoja-asetuksen (Eu 2016/679) ja Suomen henkilötietolain (523/1999 10§) mukainen tietosuojaseloste
1. REKISTERIN NIMI
Viitasaaren Sydänyhdistys ry koulutus/tapahtumarekisteri
2. REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Viitasaaren Sydänyhdistys ry:n puheenjohtaja
3. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS- Tiedottaa ja viestittää rekisteriin kuuluville henkilöille tuleviin koulutuksiin tai tapahtumiin osallistumisesta
– Hoitaa osallistujien laskutus
– Tiedottaa tapahtuman tai koulutuksen järjestäjille osallistujien ruokavaliot tai muut erityistarpeet
Rekisteröidyt henkilöt ovat antaneet tietonsa itse esimerkiksi ilmoittautumalla järjestettävään koulutukseen tai tapahtumaan. Rekisteriä ylläpidetään sähköisesti.
4. TIETOSISÄLTÖ
Etunimi, sukunimi, postiosoite, puhelinnumero tai sähköpostiosoite.
Koulutuksen tai tapahtuman nimi ja ajankohta, johon henkilö on ilmoittautunut.
5. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Osa rekisterin tiedoista kuten osallistujien määrä ja ruokavalio voidaan siirtää tiedon käsittelijänä toimivalle yhteistyökumppanille (esim. kouluttaja, kuljetusyritys, majoitus- tai ravintolapalveluja tuottava taho). Tietoja ei luovuteta muille kuin koulutuksen tai tapahtuman järjestämisen vuoksi välttämättömille tahoille.
6. HENKILÖREKISTERIN SUOJAUSPERIAATTEET
Rekisterin ylläpitäjä pääsee rekisteriin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella/salasanalla. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käsitellään vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtäviin koulutuksen tai tapahtuman järjestäminen kuuluu. Henkilöt vastuutetaan tehtävään hallituksen kokouksessa. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus. Manuaalinen aineisto tuhotaan tietojen tallennuksen jälkeen. Sähköisestä rekisteristä saatetaan ottaa kopioita paperille,
mutta ne tuhotaan viipymättä koulutuksen tai tapahtuman jälkeen.
7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää ja rajoittaa henkilötietojensa käsittely, tarkistaa tiedot, jotka hänestä on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, ja vaatia mahdollisten virheellisten tietojen oikaisemista.
8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisterin henkilötietoja säilytetään enintään 12 kuukautta tapahtuman päättymisestä, jonka jälkeen ne poistetaan järjestelmästä.