Medlems kommunikation via Kilta

I Kilta-järjestelmä kan du skicka e-postmeddelanden och textmeddelanden till era medlemmar samt skriva ut adressetiketter för brev. Detta görs med hjälp av Poiminta-toiminnon, som du hittar i den övre menyn på Kilta-startsidan.

E-post

Här finns tydliga steg-för-steg-anvisningar för hur du skickar e-post. Du behöver inte använda redigerbara e-postmeddelanden eller mallar för att skicka vanliga meddelanden. Du kan också titta på instruktionsvideon Sähköpostien ja tekstiviestien lähetys (lösenord: Sydänyhteisö1).

1. Att skicka e-post består av tre steg: att skriva texten och rubriken för e-postmeddelandet, att välja mottagargruppen i Kilta samt att skicka meddelandet.
2. Det är enklare att skicka e-post om du i sändningsskedet hyppäät yli kohdan Muokattavat sähköpostit och går direkt till Lähetettävät sähköpostit.
3. Du kan också börja med att välja endast dig själv, skapa e-postmeddelandet och först skicka det till dig själv. Eftersom meddelanden som skickas sparas i Kilta kan du senare skicka samma meddelande på nytt till andra.

Val av mottagargrupp i Kilta

1. Välj Uusi poiminta på fliken Poiminta och gör ett urval enligt de kriterier som du vill använda för att välja mottagarna av e-postmeddelandet.

• Om du skickar ett nyhetsbrev: Välj på formuläret Yleiset alternativet Ei ole kieltoa – Uutiskirje/ tiedote kielto. Det innebär att medlemmen inte har förbjudit utskick av nyhetsbrev eller meddelanden.
• Kontrollera på formuläret Jäsenyys att Vain voimassa olevat jäsenyydet är ikryssat.
• Välj din egen förening på samma ställe, även om det bara finns en förening att välja.
• Klicka till sist på Poimi längst ner på sidan.
• Gå igenom resultatet av urvalet. Du kan ta bort personer genom att kryssa i rutan efter namnet och klicka på Poista valitut.
• Om du är nöjd med resultatet är det bra att spara urvalsvillkoren (Tallenna poimintaehdot) så att processen går snabbare nästa gång. Spara inte den valda gruppen, utan uttryckligen urvalsvillkoren, så att resultatet hålls aktuellt.

Skicka e-post

1. Kun joukko on poimittu Poiminta-välilehdellä, klicka på Luo sähköpostit till vänster på skärmen under rubriken Työkalut.
2. Välj Vapaa html -muoto i textrutan. Skriv den text som du vill ha i meddelandet. Om du kopierar text från något annat ställe använder du ctrl+c (kopiera) och ctrl+v (klistra in).
3. Gå till Lähetettävät sähköpostit. Ange ett namn som e-postmeddelandet ska sparas under och klicka på Tallenna ja siirry lähettämään.
4. Kontrollera att texten du skrivit är korrekt. Om det finns fel i texten ska du lämna sidan utan att skicka och börja om från början.
5. Om allt är OK, lägg till en rubrik och eventuella bilagor till e-postmeddelandet.
6. Som standard används medlemsservicens e-postadress som avsändare. Det är bra att låta den inställningen vara kvar.
7. Som svarsadress ska du ange din egen e-postadress, så att svaren kommer till dig och inte till medlemsservicens e-post.
8. Kilta är petigt när det gäller bilagor! Filnamnet får inte innehålla å, ä eller ö, skiljetecken eller ens mellanslag. Du måste först hämta filen från datorn och därefter bifoga den genom att klicka på Lisää valittu tiedosto. Bilagans namn visas som text under knappen. Först då är bilagan verkligen bifogad.
9. Klicka på Lähetä sähköpostit -kohtaa.

Du kan följa upp skickade och öppnade e-postmeddelanden i rapporterna på fliken Raportit i Kilta. Sök efter skickade meddelanden med ett så kort datumintervall som möjligt, så att systemet orkar hämta dem.

I html-e-postmeddelanden som skickas via Kilta läggs en bild på en pixel till. Den syns inte för mottagaren, men med hjälp av den får Kilta information om att meddelandet har lästs. Tämä edellyttää sitä, että vastaanottaja lataa kuvat.

Numera frågar åtminstone Outlook separat om bilderna ska laddas ner, och många kan välja att inte göra det. Därför registreras det inte alltid i Kilta att meddelandet har öppnats. Rapporten visar alltså sannolikt ett lägre antal öppnade meddelanden än det verkliga antalet.

Erityishuomiot

• Om du redan är van vid att skicka meddelanden kan du välja en mall (ett så kallat nyhetsbrev) i mallbiblioteket. Då läggs ett bildelement till i meddelandet, till exempel Sydänliittos standardmall. Det går inte att skapa nya mallar själv.
• Bildbiblioteket fungerar inte. Eventuella bilder måste bifogas som bilagor.

Textmeddelanden

1. Välj Uusi poiminta och gör ett urval enligt de kriterier som du vill använda för att välja mottagarna av textmeddelandena, på samma sätt som för e-post.

• Om du vill skicka meddelanden till alla medlemmar med giltigt medlemskap öppnar du formuläret Jäsenyys och kontrollerar att Vain voimassa olevat jäsenyydet är ikryssat. Välj din egen förening.
• Du kan ta hänsyn till förbud genom att välja alternativ under Ei ole kieltoa.
• Klicka på Poimi längst ner på sidan.
• Gå igenom de valda mottagarna. Du kan ta bort personer genom att kryssa i rutan efter namnet och klicka på Poista valitut.

1. Gå till Lähetä tekstiviestejä, som finns till vänster på skärmen under rubriken Työkalut.
2. I den här vyn ser du hur många meddelanden som kommer att skickas och vad de kostar. Priset är i skrivande stund 0,1004 € per meddelande. Välj Lähetyksen maksaja, det vill säga din egen förening. Skriv därefter meddelandet.

HUOM! Yhteen viestiin mahtuu 160 merkkiä. Jos kirjoitat pidemmän viestin, se jaetaan useammaksi viestiksi, jotka kaikki laskutetaan.

1. Klicka på Lähetä. Du kan följa upp skickade textmeddelanden i rapporterna.
2. Textmeddelandena faktureras föreningarna cirka ett par månader efter att meddelandena har skickats.

Priserna för textmeddelanden fastställs av Kehätieto, som tillhandahåller medlemsregistret, inte av Suomen Sydänliitto.

Adressetiketter

1. Välj Uusi poiminta och gör ett urval enligt de kriterier som du vill använda för att välja mottagarna.

• Om du endast vill ha etiketter för personer som saknar e-postadress kryssar du på formuläret Yleiset i alternativet Ei ole sähköpostiosoitetta.
• Om du vill skicka meddelanden till medlemmar med giltigt medlemskap öppnar du formuläret Jäsenyys och kontrollerar att Vain voimassa olevat jäsenyydet är ikryssat.
• Klicka till sist på Poimi längst ner på sidan.
• Gå igenom de valda personerna. Du kan ta bort personer genom att kryssa i rutan efter namnet och klicka på Poista valitut.

1. Klicka på PDF-tarrat ovanför urvalsresultaten. Välj önskat utskriftsformat, det vill säga ordningsföljd och etikettstorlek. Lägg etikettarken i skrivaren och skriv ut etiketterna.