SISÄINEN VIESTINTÄ

Arvojen mukainen viestintä.

Sisäinen viestintä on aivan yhtä tärkeää kuin ulkoinenkin. Yhdistyksenne arvojen tulisi näkyä myös sisäisessä vuorovaikutuksessa. Hyvän sisäinen viestintä pohjautuu muutamaan perusasiaan: kuuntelemiseen, viestien selkeyteen ja luottamuksellisuuteen sekä empatiaan ja kunnioitukseen.

Viestintä projekteissa ja varainhankinnassa.

On olennaista, että sekä projektiryhmän sisäinen vuorovaikutus että projektissa mukana olevien eri tahojen välinen viestintä sujuvat. Projektin viestintää ja vuorovaikutusta kannattaa seurata, arvioida ja kehittää jatkuvasti. Tärkeää on myös, että projektin vetäjille annetaan selkeä vastuu viestiä hankkeesta yhdistyksen sisällä.

Läpinäkyvyys.

Yhdistyksen sisällä sen johtajat voivat luoda avoimuuden kulttuuria ja viestiä tehokkaasti. Tämä auttaa rakentamaan vahvempaa ja tuotteliaampaa tiimiä sekä edistää luottamusta ja parempia suhteita yhdistyksen toimijoiden välille.

Kolme vinkkiä sisäisen viestinnän onnistumiseen.

1. Ylläpidä avointa viestintäkulttuuria
Sisäisen viestinnän perustana voidaan pitää avoimuutta. Avoin viestintäkulttuuri sitouttaa jäsenistöä ja parantaa luottamusta esimerkiksi yhdistyksen hallitukseen.

Kun johdon välittämä viestintäkulttuuri on avointa, on jäsenistön myös helpompi nostaa esiin järjestöarjessa ilmeneviä ongelmia. Tällöin asiat eivät jää käsittelemättä tai kaivelemaan hampaankoloon.

2. Panosta viestien selkeyteen
Selkeiden viestien välittäminen voi tuntua itsestään selvältä, mutta monesti silti törmätään siihen, että viestejä ei ollakaan ymmärretty tarkoitetulla tavalla. Järjestöjen johtamisviestinnässä on ehdottaman tärkeää kiinnittää huomiota viestien selkeyteen ja yksiselitteisyyteen, jotta vältytään kaikelta monitulkintaisuudelta ja väärinymmärryksiltä.

Kaikessa viestinnässä johdon kannattaa pitää mielessä, että viestin vastaanottajat eivät ole todennäköisesti olleet mukana samoissa keskusteluissa. Asiat täytyy siis selittää uutena ja taustoittaa niitä tarpeeksi. Myös turhaa sanakikkailua kannattaa välttää, sillä sille on harvoin tarvetta, kun tavoitteena on saada viesti välitettyä.

3. Varmista että viesti on ymmärretty
Johdon kannattaa aina myös varmistaa, että viestit ‒ sekä suulliset että kirjalliset ‒ on ymmärretty oikein. Väärinymmärryksiä syntyy yllättävissäkin tilanteissa, vaikka viestin selkeyteen olisi kiinnitetty huomiota.

Yleensä väärinymmärryksien riski on suuri etenkin silloin, kun viestejä välitetään sähköpostitse tai muuten kirjallisesti. Kirjallisten viestien ymmärrettävyyteen voi panostaa esimerkiksi niin, että antaa jonkun asiaan perehtymättömän lukea vistin ensin ja varmistaa hänen ymmärtävän sen oikein.

Sisäinen viestintä on erittäin tärkeä osa yhdistyksen viestintää ja johtamista. Se ei kuitenkaan saa aina ansaitsemaansa huomiota verrattuna yhdistyksen muihin toimintoihin. Sisäisen viestinnän uskotaan usein toimivan omalla painollaan ja oletetaan, ettei se vaadi ylläpitoa, vaan riittää kun systeemi sisäiseen viestintään on kerran luotu. Jotta yhdistyksen viestintä, niin sisäinen kuin ulkoinenkin, toimisi oikein, ja jotta yhdistys saisi siitä parhaan mahdollisen työkalun tavoitteisiinsa pääsemiseen, tulisi yhdistyksen sisäisen viestinnän suunnitteluun, toteutukseen sekä seurantaan panostaa.

Toimivan yhteisön yksi tärkeimmistä tekijöistä on toimiva tiedonkulku. Yhdistyksen sisäisen viestinnän tarkoitus on helpottaa ja selkeyttää yhdistyksen perustehtävää sekä ydintoimintaa ja edesauttaa tätä kautta tavoitteiden saavuttamista. Sen avulla muodostetaan yhteisöllisyyttä sekä rakennetaan yhdistyksen kulttuuria, jossa näkyvät yhdistyksen historia sekä sen arvot.

Huomion arvoisia kysymyksiä ovatkin:

Kuka? Kuka on vastuussa yhdistyksen viestinnästä? Kuka hoitaa käytännön toteutuksen?
Kenelle? Mitkä ovat viestinnän tärkeimmät kohderyhmät? Miten viestintää kohdennetaan eri sidosryhmille?
Milloin? Mitä tapahtuu ja milloin? Missä yhdistys esittäytyy ja milloin ottaa kantaa?
Kuinka usein tiedottamista tehdään?
Mitä? Millaisista asioista yhdistyksen tulee tiedottaa? Millaisiin asioihin yhdistys ottaa
kantaa? Millainen on yhdistyksen perusviesti?
Millä keinoin? Sähköposti, internet-sivut, sosiaalinen media, lehdistötiedotteet,
henkilökohtaiset suhteet mediaan, lehtikirjoittelu, suorakirjeet, puhelut, kampanjat…
Viestinnän tulosten seuranta: Miten viestintä toimii? Mitä aion mitata? Pitääkö
viestintää edelleen tehostaa ja kohdentaa?

Sisäisen viestinnän välineitä ovat esim.

• puhelin
• tekstiviesti
• pikaviesti
• sähköposti
• tiedotteet
• osasto- ja tiimikokoukset, palaverit
• tiedotustilaisuudet
• henkilökohtaiset keskustelut
• tiedotuslehdet
• ilmoitustaulut
• virtuaalineuvottelut, -palaverit ja -kokoukset