VIESTINTÄSUUNNITELMA

Viestintäsuunnitelman tarkoitus
Viestintäsuunnitelmassa kuvataan, mitä halutaan saavuttaa, kenelle viestintä suunnataan, milloin se toteutetaan, millainen viesti halutaan välittää ja minkä kanavien välityksellä vuorovaikutus tapahtuu.

Tehokas viestintä on tavoitteellista, eli sillä tavoitellaan jotakin lopputulosta. Kun viestinnän tarkoitus ja haluttu tavoite ovat selvillä, tulee miettiä, miten saatte oikean viestin toimitettua oikeille henkilöille oikeaan aikaan. Viestintäsuunnitelman luominen auttaa tunnistamaan vaiheet, joita viestinnän onnistuminen edellyttää. Viestintäsuunnitelma yhdistää viestinnän toimet yhdistyksen tavoitteisiin, ja se auttaa yhdistystä hyödyntämään voimavarojaan entistä tehokkaammin.

Järjestelmällinen suunnittelu tekee viestinnästä täsmällisempää, tehokkaampaa ja vaikuttavampaa. Suunnittelu auttaa selkeyttämään tavoitteita, parantaa yhdistyksen ymmärrystä omista sidosryhmistään ja tehostaa resurssien hyödyntämistä. Se myös auttaa yhdistystä mittaamaan viestinnän vaikutuksia.

Yhteys visioon ja missioon
Viestintäsuunnitelma pohjautuu yhdistyksen visioon ja missioon. Visio merkitsee tulevaisuuden tavoitetta, joka määrittelee yhdistyksen pitkäaikaisen toiminnan ihanteellisen lopputuloksen. Missio puolestaan kertoo, mitä yhdistys tällä hetkellä tekee visionsa saavuttamiseksi.

Yhdistyksen kaiken toiminnan, myös viestinnän, pitäisi olla yhteneväinen mission kanssa ja edistää vision toteutumista. Aloita siis viestintäsuunnitelma kertomalla, kuinka käsillä oleva hanke tai suunniteltu toiminto liittyy yhdistyksen missioon ja visioon.

Projektin tavoitteet
Seuraava askel on tavoitteiden selkeytys. Mitä haluatte saavuttaa, ja millaisia konkreettiset tulokset ovat? Aloita kysymällä itseltäsi, miksi suunnitellut tapahtumat ja toiminta ovat tarpeellisia.

Viestinnän tavoitteet
Määrittele viestinnälle muutama SMART-tavoite. Lyhenne SMART tulee sanoista specific (tarkka), measurable (mitattava), achievable (saavutettavissa oleva), relevant (merkityksellinen) ja time-bound (aikataulutettu). Tavoitteiden tulisi kuvata täsmällisesti, mitä haluatte saavuttaa viestinnällä. Parasta on, jos tavoitteisiin voi sisällyttää tavoitemääriä ja numeerisia mittareita sekä tarkkoja aikarajauksia.

Kohderyhmät
Tavoitteiden saavuttamiseksi on vaikutettava ihmisten toimintaan ja uskomuksiin sekä välitettävä heille tietoa. Ihmiset tai ihmisryhmät, joihin haluat vaikuttaa, ovat viestinnän kohderyhmiä. Kehen sinun täytyy vaikuttaa, jotta suunnitelmasi onnistuu, ja mitä haluat näiden ihmisten tietävän, tekevän ja uskovan? Kuinka hyvin tunnet eri kohderyhmiäsi?
Jos viestintä onnistuu, kohderyhmä reagoi toivotusti. Esimerkiksi kiinnostavilla kutsuilla ja mainoksilla saadaan vapaaehtoisia mukaan tarpeeksi tapahtuman toteuttamiseksi.

Ydinviestit
Kun teillä on selkeä kuva kohderyhmästänne, voitte alkaa tuottaa jokaiselle kohderyhmälle erikseen suunniteltuja viestejä. Miettikää, mitä haluatte kohderyhmänne tekevän, tietävän ja uskovan. Pitäkää viestinne ajankohtaisina ja yksinkertaisina ja muistakaa sisällyttää niihin kehotuksia toimintaan. Muokatkaa kieli ja viestien sävy kohderyhmille sopiviksi.

Viestintäkanavat
Kuinka saatte viestinne läpi? Sähköposti on joillekin mieleisin viestintäkanava, kun taas jotkut suosivat puhelinsoittoa. Joku toivoo saavansa kaiken tarvitsemansa tiedon sosiaalisesta mediasta, ja joku lukee mieluiten paikallislehteä tai paperista esitettä.

Viestintäkanava kannattaa valita huolellisesti, jotta kohderyhmän tavoittaa varmimmin. Tässä onnistuaksesi tarvitset ymmärrystä siitä, millaisia viestinnän ja vuorovaikutuksen tapoja ja tarpeita viestin vastaanottajalla on. Kun valitset kanavia, pohdi esimerkiksi tällaisia asioita:

• Millaista kieltä kohderyhmän edustaja käyttää?
• Mitä viestintäkanavia ja -välineitä hän voi käyttää?
• Onko hänellä hyvät digitaidot?
• Pitääkö hän enemmän sähköpostiviestistä vai puhelinsoitosta?
• Käyttääkö hän sosiaalista media? Mitä kanavia (Facebook, X/Threads, Instagram tai jokin muu)?