Jäsenviestintä Kiltasta: sähköpostit, tekstiviestit, osoitetarrat

Kiltaan pääset kirjautumaan osoitteesta https://kilta.sydanliitto.fi

Sähköpostit

Tässä rautalankaohjeet sähköpostin lähettämiseen. Muokattavan sähköpostin tai mallipohjien käyttö ei ole tarpeen perusviestien lähettämiseen. Voit myös katsoa ohjevideon Sähköpostien ja tekstiviestien lähetys (salasana: Sydänyhteisö1).

• Sähköpostin lähettäminen koostuu kolmesta työvaiheesta: sähköpostin tekstin ja otsikon kirjoittaminen, vastaanottajajoukon poimiminen Killassa, sekä viestin lähettäminen.
• Sähköpostin lähettäminen on helpompaa, jos lähetysvaiheessa hyppäät yli kohdan Muokattavat sähköpostit ja valitset suoraan Lähetettävät sähköpostit.
• Voit myös poimia ensin vain itsesi, laatia sähköpostin ja lähettää sen ensin itsellesi. Koska lähetettävät viestit tallennetaan Kiltaan, voit lähettää saman viestin myöhemmin uudelleen muille.

Vastaanottajajoukon valinta Killassa

1. Valitse Poiminta-välilehdeltä  Uusi poiminta -kohta ja tee poiminta niillä kriteereillä, joilla haluat valita sähköpostin vastaanottajat.

• Jos lähetät uutiskirjettä: Valitse Yleiset-lomakkeelta Ei ole kieltoa – Uutiskirje/ tiedote kielto, eli jäsen ei ole kieltänyt tiedotteita.
• Jäsenyys-lomakkeella tarkista, että Vain voimassa olevat jäsenyydet -kohdassa on ruksi.
• Valitse samasta kohdassa oma yhdistyksesi, vaikka tarjolla olisi vain yksi yhdistys
• Paina lopuksi sivun alalaidasta Poimi-kohtaa.
• Silmäile poiminnan tulokset. Voit poistaa osumia laittamalla nimen perään ruksin ja napsauttamalla Poista valitut -nappia.
• Jos olet tyytyväinen poiminnan tuloksiin,  poimintaehdot kannattaa tallentaa (Tallenna poimintaehdot-teksti) prosessin nopeuttamiseksi seuraavalla kerralla. Älä tallenna poimittua joukkoa vaan nimenomaan ehdot, jotta tulos pysyy ajantasaisena.

Sähköpostin lähettäminen

1. Kun joukko on poimittu Poiminta-välilehdellä, napsauta Luo sähköpostit -kohtaa, joka löytyy kuvaruudun vasemmasta reunasta Työkalut-otsikon alapuolelta.
2. Valitse tekstiruudussa Vapaa html -muoto . Kirjoita teksti, jonka haluat viestiin. Jos kopioit tekstin muualta, käytä toimintoa ctrl+c (kopioi) ja ctrl+v (liitä).
3. Mene Lähetettävät sähköpostit -kohtaan. Kirjoita sähköpostille tallennusnimi ja klikkaa Tallenna ja siirry lähettämään -kohtaa.
4. Tarkasta, että kirjoittamasi teksti on oikein. Jos tekstissä on virheitä, poistu lähettämättä ja aloita alusta.
5. Jos kaikki on OK, lisää sähköpostille otsikko sekä mahdolliset liitteet
6. Viestin lähettäjänä on oletuksena jäsenpalvelun s-posti. Tämä kannattaa jättää.
7. Vastausosoitteeksi pitää laittaa oma osoitteesi, jotta vastausviestit tulevat sinulle eikä jäsenpalvelun postiin.
8. Kilta on kranttu liitteen lisäämisessä! Tiedoston nimessä ei saa olla ääkkösiä, välimerkkejä tai edes välilyöntiä. Liite pitää ensin hakea koneelta ja sitten liittää painamalla Lisää valittu tiedosto -nappia. Liitteen nimi ilmestyy tekstiksi napin alapuolelle – vasta silloin liite on oikeasti liitetty mukaan.
9. Klikkaa Lähetä sähköpostit -kohtaa.

Lähetettyjä ja avattuja sähköposteja voit seurailla raporteista, jotka löytyvät Killasta välilehdeltä Raportit. Hae lähetettyjä viestejä mahdollisimman suppealla päivämäärävälillä, jotta järjestelmä jaksaa noutaa ne. Kiltan kautta lähetettäviin html-sähköposteihin lisätään yhden pikselin kokoinen kuva. Se ei näy viestin vastaanottajalle, mutta sen avulla Kilta saa tiedon, että viesti on luettu. Tämä edellyttää sitä, että vastaanottaja lataa kuvat. Nykyään ainakin Outlook kysyy erikseen ladataanko kuvat ja moni saattaa jättää ne lataamatta. Sen vuoksi Kiltaan ei lopulta tule tietoa viestin avauksesta. Raportti siis todennäköisesti näyttää todellisuutta pienempää avattujen viestien määrää.

Erityishuomiot

• Jos lähettäminen on jo tuttua, voit valita mallikirjastosta mallin (ns. uutiskirje), joka tuo kuva-elementin viestiisi (esim. Sydänliiton perusmalli). Uusia malleja ei voi luoda itse.
• Kuvakirjasto ei ole toiminnassa. Mahdolliset kuvat tulee liittää liitetiedostoksi.

Tekstiviestit

1. Valitse Uusi poiminta -kohta ja tee poiminta niillä kriteereillä, joilla haluat valita tekstarien vastaanottajat, kuten sähköpostin kanssa.

• Jos haluat lähettää viestejä kaikille voimassa oleville jäsenille, avaa Jäsenyys-lomake ja varmista, että Vain voimassa olevat jäsenyydet -kohdassa on ruksi. Valitse oma yhdistyksesi.
• Voit huomioida kieltoruksit valitsemalla vaihtoehtoja Ei ole kieltoa -kohdasta.
• Paina sivun alalaidasta Poimi-kohtaa.
• Silmäile poimitut. Voit poistaa osumia laittamalla nimen perään ruksin ja napsauttamalla Poista valitut -nappia.

2. Mene Lähetä tekstiviestejä -kohtaan, joka löytyy kuvaruudun vasemmasta reunasta Työkalut-otsikon  alapuolelta.

3. Tässä näkymässä näet, paljonko viestejä on lähdössä sekä mitä se maksaa. Hinta on kirjoitushetkellä 0,1004€/per viesti. Valitse Lähetyksen maksaja eli oma yhdistyksesi. Kirjoita tämän jälkeen viesti.

4. Klikkaa Lähetä-kohtaa. Lähetettyjä tekstiviestejä voit seurailla raporteista.

5. Tekstiviestit laskutetaan yhdistyksiltä noin pari kuukautta viestien lähettämisen jälkeen.

Tekstiviestin hinnat määrittelee Kehätieto eli jäsenrekiterin tuottaja, ei Suomen Sydänliitto.

Osoitetarrat

1. Valitse Uusi poiminta -kohta ja tee poiminta niillä kriteereillä, joilla haluat valita sähköpostin vastaanottajat.

• Jos haluat tarrat vain niille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta, laita Yleiset-lomakkeella ruksi kohtaan Ei ole sähköpostiosoitetta.
• Jos haluat lähettää viestejä voimassa oleville jäsenille, avaa Jäsenyys-lomake ja varmista, että Vain voimassa olevat jäsenyydet -kohdassa on ruksi.
• Paina lopuksi sivun alalaidasta Poimi-kohtaa.
• Silmäile poimitut. Voit poistaa osumia laittamalla nimen perään ruksin ja napsauttamalla Poista valitut -nappia.

2. Klikkaa poimintatuloksien yläpuolelta PDF-tarrat -kohtaa. Valitse haluamasi tulostusmuoto (järjestys ja tarran koko). Laita tarrapohjat tulostimeesi ja tulosta tarrat.