Jäsenviestintä Kiltasta: sähköpostit, tekstiviestit, osoitetarrat

Kiltaan pääset kirjautumaan osoitteesta https://kilta.sydanliitto.fi

Sähköpostit

Tässä rautalankaohjeet sähköpostin lähettämiseen. Muokattavan sähköpostin, mallipohjien ja kuvakirjaston käyttö ei ole tarpeen perusviestien lähettämiseen. Voit myös katsoa ohjevideon Sähköpostien ja tekstiviestien lähetys (salasana: Sydänyhteisö1).

• Sähköpostin lähettäminen koostuu kolmesta työvaiheesta: sähköpostin tekstin ja otsikon kirjoittaminen, vastaanottajajoukon poimiminen Killassa, sekä viestin lähettäminen.
• Sähköpostin lähettäminen on helpompaa, jos lähetysvaiheessa hyppäät yli kohdan Muokattavat sähköpostit ja valitset suoraan Lähetettävät sähköpostit.

Vastaanottajajoukon valinta Killassa

1. Valitse Uusi poiminta -kohta ja tee poiminta niillä kriteereillä, joilla haluat valita sähköpostin vastaanottajat.

• Jos lähetät uutiskirjettä: Valitse Yleiset-lomakkeelta Ei ole kieltoa – Uutiskirje/ tiedote kielto, eli jäsen ei ole kieltänyt tiedotteita.
• Jäsenyys-lomakkeella tarkista, että Vain voimassa olevat jäsenyydet -kohdassa on ruksi.
• Paina lopuksi sivun alalaidasta Poimi-kohtaa.
• Silmäile poiminnan tulokset. Jos olet tyytyväinen poiminnan tuloksiin,  poimintaehdot kannattaa tallentaa (Tallenna poimintaehdot-teksti) prosessin nopeuttamiseksi seuraavalla kerralla. Älä tallenna poimittua joukkoa vaan nimenomaan ehdot.

Sähköpostin lähettäminen

1. Poimintanäkymässä napsauta Luo sähköpostit -kohtaa, joka löytyy kuvaruudun vasemmasta reunasta Työkalut-otsikon alapuolelta.
2. Valitse tekstiruudussa Vapaa html -muoto . Kirjoita teksti, jonka haluat viestiin. Jos kopioit tekstin muualta, käytä toimintoa ctrl+c (kopioi) ja ctrl+v (liitä).
3. Mene Lähetettävät sähköpostit -kohtaan. Kirjoita sähköpostille tallennusnimi ja klikkaa Tallenna ja siirry lähettämään -kohtaa.
4. Tarkasta, että kirjoittamasi teksti on oikein. Jos tekstissä on virheitä, poistu lähettämättä ja aloita alusta.
5. Jos kaikki on OK, lisää sähköpostille otsikko sekä mahdolliset liitteet
6. Viestin lähettäjänä on oletuksena jäsenpalvelun s-posti. Tämä kannattaa jättää.
7. Vastausosoitteeksi pitää laittaa oma osoitteesi, jotta vastausviestit tulevat sinulle eikä jäsenpalvelun postiin.
8. Tässä kohdassa voit myös tarkastella, kenelle kaikille viesti on lähdössä. Varmista, että vastaanottajissa on vain voimassa olevia jäsenyyksiä. Voit poistaa osumia laittamalla nimen perään ruksin ja napsauttamalla Poista valitut -nappia.
9. Kilta on kranttu liitteen lisäämisessä! Tiedoston nimessä ei saa olla ääkkösiä, välimerkkejä tai edes välilyöntiä. Liite pitää ensin hakea koneelta ja sitten liittää painamalla Lisää valittu tiedosto -nappia. Liitteen nimi ilmestyy tekstiksi napin alapuolelle – vasta silloin liite on oikeasti liitetty mukaan.
10. Klikkaa Lähetä sähköpostit -kohtaa.

Lähetettyjä ja avattuja sähköposteja voit seurailla raporteista, jotka löytyvät Killasta välilehdeltä Raportit. Hae lähetettyjä viestejä mahdollisimman suppealla päivämäärävälillä, jotta järjestelmä jaksaa noutaa ne. Killasta lähetetään todella paljon sähköpostia, jonka joukosta se etsii sinun viestejäsi.

Erityishuomiot

Jos lähettäminen on jo tuttua, voit valita mallikirjastosta mallin, joka tuo kuva-elementtejä viestiisi (esim. Sydänliiton perusmalli). Voit myös tehdä oman mallipohjan. Huomaathan, että et voi poistaa itse tekemiäsi mallipohjia.

Tekstiviestit

1. Valitse Uusi poiminta -kohta ja tee poiminta niillä kriteereillä, joilla haluat valita tekstarien vastaanottajat, kuten sähköpostin kanssa.

• Jos haluat lähettää viestejä kaikille voimassa oleville jäsenille, avaa Jäsenyys-lomake ja varmista, että Vain voimassa olevat jäsenyydet -kohdassa on ruksi.
• Voit huomioida kieltoruksit valitsemalla vaihtoehtoja Ei ole kieltoa -kohdasta.
• Paina sivun alalaidasta Poimi-kohtaa.
• Silmäile poimitut. Voit poistaa osumia laittamalla nimen perään ruksin ja napsauttamalla Poista valitut -nappia.

2. Mene Lähetä tekstiviestejä -kohtaan, joka löytyy kuvaruudun vasemmasta reunasta Työkalut-otsikon  alapuolelta.

3. Tässä näkymässä näet, paljonko viestejä on lähdössä sekä mitä se maksaa. Hinta on  0,1004€/per viesti. Valitse Lähetyksen maksaja eli oma yhdistyksesi. Kirjoita tämän jälkeen viesti. HUOM! Yhteen viestiin mahtuu 160 merkkiä. Tekstiviestit laskutetaan noin pari kuukautta viestien lähettämisen jälkeen.

4. Klikkaa Lähetä-kohtaa. Lähetettyjä tekstiviestejä voit seurailla raporteista.

Tekstiviestin hinnat määrittelee Kehätieto eli jäsenrekiterin tuottaja, ei Suomen Sydänliitto.

Osoitetarrat

1. Valitse Uusi poiminta -kohta ja tee poiminta niillä kriteereillä, joilla haluat valita sähköpostin vastaanottajat.

• Jos haluat tarrat vain niille, joilla ei ole sähköpostiosoitetta, laita Yleiset-lomakkeella ruksi kohtaan Ei ole sähköpostiosoitetta.
• Jos haluat lähettää viestejä voimassa oleville jäsenille, avaa Jäsenyys-lomake ja varmista, että Vain voimassa olevat jäsenyydet -kohdassa on ruksi.
• Paina lopuksi sivun alalaidasta Poimi-kohtaa.
• Silmäile poimitut. Voit poistaa osumia laittamalla nimen perään ruksin ja napsauttamalla Poista valitut -nappia.

2. Klikkaa poimintatuloksien yläpuolelta PDF-tarrat -kohtaa. Valitse haluamasi tulostusmuoto (järjestys ja tarran koko). Laita tarrapohjat tulostimeesi ja tulosta tarrat.