Tarkennettu ohje tapahtumien kirjaamisesta Kiltaan
Toivomme, että sydänyhdistykset vievät tapahtumansa Kiltaan, josta ne siirtyvät kotisivuille tapahtumakalentereihin. Killan Yhdistyskoulutus-tapahtumaluokka aiheuttaa hämminkiä ja kerromme, milloin se ruksitaan ja milloin ei. Yhdistyksen normaalia toimintaa, kuten kuntosalia tai kerhoa, ei koskaan tule merkitä Yhdistyskoulutus-tapahtumaluokkaan.
Tapahtuman syöttäminen Kiltaan on melko suoraviivaista. Säännöllisin väliajoin toistuvan tapahtuman voi kopioida tapahtumasarjaksi, joka luo X määrän tapahtumia Kiltaan kerralla. Toistuvan tapahtuman luominen kopioi tapahtuman asetukset näihin samalla kerralla syntyviin muihin tapahtumiin. Asetusten kanssa kannattaa siis olla tarkkana. Toistuvaan tapahtumaan lipsahtava virhe tarkoittaa, että jokainen tapahtumakerta pitää korjata erikseen käsin.
Yhdistyspalvelun koulutuskalenteriin (Koulutuskalenteri – Yhdistyspalvelu) keräillään kaikkien Killan tapahtumien joukosta nimenomaan yhdistysten vapaaehtoisille ja luottamushenkilöille suunnatut tapahtumat. Lähtökohtaisesti nämä ovat liiton ja sydänpiirien/sydänalueiden järjestämiä koulutuksellisia tapahtumia tietylle rajatulle yleisölle. Jos tässä kalenterissa näkyy yhdistysten perustoimintaa, kalenterin hyödyllisyys kärsii.
Killasta löytyvät tapahtuma-valinnat käytännössä
Tapahtuman laji: Tapahtumalle pitää valita laji. Nämä lajit löytyvät kotisivujen tapahtumakalentereista ja niiden avulla jäsen tai asiakas voi etsiä tapahtumia teeman mukaan.
Tapahtumaluokitus: Tapahtuman luokitus ei ole pakollinen valinta, mutta ohjaa ruksatut tapahtumat erityisiin kalentereihin. Sydänviikko-rasti ohjaa tapahtumat Sydänviikon omaan tapahtumakalenteriin. Yhdistyskoulutukseksi ruksittu tapahtuma näkyy yllä mainitussa Yhdistyspalvelun koulutuskalenterissa. Ammattilaiskoulutukseksi merkitty tapahtuma puolestaan näkyy Sydänliiton erityisessä terveydenhoidon ammattilaisille suunnatussa kalenterissa.
- Tapahtumaluokitusta ei tule käyttää, ellet ole saanut siihen ohjeistusta. Esimerkiksi Sydänviikon tapahtumissa tapahtumaluokitus on tärkeä ja tästä ohjeistetaan vinkkivihossa vuosittain.
- Yhdistyskoulutukseksi ruksitaan vain liiton tai piirien/alueiden järjestämä vapaaehtoisille suunnattu koulutus. Jäsenille tai ei-jäsenille suunnattu tapahtuma ei kuulu Yhdistyspalvelun koulutuskalenteriin.
- Yhdistyksen järjestämää kerta-, viikko- tai kuukausitoimintaa, kuten kuntosalikertoja, ei koskaan merkitä Yhdistyskoulutukseksi eikä Ammattilaiskoulutukseksi vaikka mukana olisi laiteopastusta tai ammattilainen.
- Tapahtuma kyllä näkyy yhdistyksen tapahtumakalenterissa vaikka mitään tapahtumaluokitusta ei valita.
Oman kuvan lisääminen tapahtumaan
Tapahtumalle voi lisätä oman tapahtumakuvan, kun tapahtuman syöttää Kiltaan. Kuvatiedoston nimessä ei saa olla ääkkösiä, erikoismerkkejä tai tyhjiä välejä. Jos tapahtuman luo tapahtumasarjaksi, Kilta valitettavasti ei osaa kopioida omaa kuvaan vaan se käyttää sarjan muissa tapahtumissa oletuskuvaa. Tämän voi käsin vaihtaa jokaiseen tapahtumaan.
Tapahtuman siirtyminen kotisivuille tapahtumakalenteriin
Killassa kohdassa ”Näytetään kotisivuilla tapahtumakalenterissa” tulee olla ruksi, jotta tapahtuma siirtyy kotisivuille.
Jos ruksataan Näytä ilmoittautumislinkki -kohta, osallistuja voi ilmoittautua tapahtumaan tapahtumakalenterista, mutta hänen tulee tietää jäsennumeronsa. Ilmoittautuminen tallentuu Kiltaan, josta yhdistyksen käyttäjä näkee ne. Jos jäsen ei tiedä jäsennumeroaan, muodostuu Kiltaan uusi henkilökortti lomakkeella annettujen tietojen perusteella, mikä synnyttää samannimisiä kaksois-, kolmois- ja neloskappaleita henkilöistä. Tästä syystä emme suosittele tämän vaihtoehdon käyttöä. Jos jäsennumero on annettu ilmoittautumislomakkeella, tallentaa Kilta tapahtumaosallistumisen jäsenen tietoihin.
Apua saa järjestökoordinaattorilta Annalta (anna.autio[a]sydanliitto.fi).