Tietopalvelut

Kyselyt yhdistyksille

Tärkein piireille ja yhdistyksille suunnattu kysely on vuosittain toteutettava toimintatiedustelu. Lisäksi yhdistyksiä koskevat jäsenten kautta esimerkiksi jäsenkysely, vapaaehtoistoimijoiden kysely, Sydänviikon palautekysely jne. Vastaamalla näihin – tai kannustamalla jäseniä sekä vapaaehtoistoimijoita vastaamaan  – yhdistys auttaa meitä, jotta saamme mahdollisimman kattavat tulokset kaikkien hyödynnettäväksi. 

Toimintatiedustelun täyttämisen jälkeen yhdistys voi ladata pdf-tiedoston omista vastauksistaan. Näin saatua toiminnan koostetta voi hyödyntää muiden toiminnan raportointien, kuten vuosikertomuksen, teossa. 

Kilta-järjestelmä

Merkittävä rooli Sydänliiton, piirien ja yhdistysten toiminnassa on myös Kilta-järjestelmällä. On tärkeää, että yhdistyksessä pidetään huoli Killan jäsen- ja järjestötietojen ajantasaisuudesta. Kun yhdistyksen puheenjohtaja tai hallitus vaihtuu, on tiedot Killassa päivitettävä. Näin varmistetaan, että viesti kulkee yhdistyksessä oikeille henkilöille. Killasta löytyy myös useita hyödyllisiä raportteja jäsenistöstä, tapahtumista, jäsenmaksuista sekä sähköisestä viestinnästä. 

Rekisterit

Erilaisten rekisterien sisältämien henkilötietojen kohdalla on syytä muistaa myös tietojen vastuullinen käyttö, jota ohjaa tietosuojalaki ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR. Näistä voit lukea lisää yhdistyspalvelun sivulta: Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja sydänyhdistyksessä – Yhdistyspalvelu (sydan.fi). 

Tietojen vastuullinen käyttö

Tietojen vastuullinen käyttö koskee myös muita kuin henkilötietoja. Eri järjestelmien käyttäjätunnusten ja salasanojen kanssa pitää olla erityisen tarkka. 

• säilytä salasanat turvallisesti – muista, että lapulle kirjoitettu salasana on muidenkin saatavilla ja voi päätyä helposti vääriin käsiin. 

• älä käytä samaa salasanaa useassa palvelussa 

• älä anna omia tunnuksiasi muiden käyttöön 

• vältä myös yhdistyksen tunnusten jakamista yhteiseen käyttöön 

Hyvä salasana on mahdollisimman pitkä, ja sellainen, jonka vain sinä pystyt muistamaan. Hyvä salasana muodostuu yhdistelemällä pieniä ja isoja kirjaimia, numeroita sekä joitakin erikoismerkkejä. Salasanan muistamisen helpottamiseksi voit käyttää jotain itsellesi tärkeää lausetta, riimiä tai runoa. 

Huom!

Sydänliitto on aloittanut monivuotisen kehitystyön, jonka tarkoituksena on uudistaa Sydänliiton asiakkuuden hallintaan liittyvä kokonaisuus. Tämä koskee myös jäsen- ja järjestörekisteriä. Uudistuksen edetessä jäsen- ja järjestörekisteriin kehitystyöhön osallistetaan myös yhdistys- ja piirikäyttäjiä. 

Lisätietoja: pirjo.valjanen@sydanliitto.fi