Tapahtumien kirjaaminen Kiltaan ja osallistujien lisääminen

Tapahtumien kirjaamisesta Kiltaan on hyötyä sekä verkkosivunäkyvyyden että raportoinnin kannalta. Tapahtumat tulevat näkyviin yhdistyksen omaan tapahtumakalenteriin sekä piirien ja liiton tapahtumakalentereihin.
Yhdistys pystyy ottamaan Killasta erilaisia raportteja tapahtumista ja seuraamaan, kuinka paljon tapahtumia on järjestetty. Jos osallistujamäärät kirjataan myös Kiltaan, saadaan raportti myös osallistujista.
Voitte ottaa tapahtumiin verkkoilmoittautumisia vastaan osallistujilta.

Tapahtuman lisääminen Kilta-järjestelmään

1) Kirjaudut omilla tunnuksillasi Kilta-järjestelmään ja menet kohtaan Tapahtumat

2) Klikkaat kohtaa lisää piirin/yhdistyksen tapahtuma

3) Täytät lomakkeelta vähintään kaikki *-merkityt kohdat. Esimerkiksi Sydänviikon osalta on tärkeää käyttää oikeaa tapahtuman lajia, sillä sitä käytetään raportoinnissa jälkeenpäin.

4) Suosittelemme merkitsemään myös tapahtumaluokan. Ihmiset usein hakevat tapahtumia kalenterista sekä alueen että tapahtumaluokan perusteella, ja näin tapahtuma tulee hakujoukkoon mukaan.

• Huom! Kuntoutus-tapahtumalajia emme suosittele käyttämään, sillä viralliseen kuntoukseen liittyy terveydenhoidon lähete ja Kela. Yhdistysten liikuntaa tukeva toiminta merkitään Liikunta-tapahtumalajille.
• Verkkotapahtuma-ruksi tarkoittaa, että tapahtumaa nousee tapahtumakalenterissa verkkotapahtumaksi, joita voi hakea kalenterin Alue-kohdassa.
• Huom! Ammattilaiskoulutus-ruksin lisääminen tarkoittaa, että tapahtumanne nousee Sydänliiton terveydenhuollon ammattilaisille suunnattuun ammattilaisten tapahtumakalenteriin. Ammattilaiskoulutus tarkoittaa siis ammattilaisille suunnattua tapahtumaa eikä ammattilaisen ohjaamaa tapahtumaa, joten ruksin käytössä tulee käyttää harkintaa. Liiton työntekijät poistavat aiheettomia ammattilaisrukseja, jos huomaavat niitä.

5) Muista vielä tallentaa tapahtuma ennen kuin poistut kyseisestä näkymästä

Ilmoittautumislinkin lisääminen Kilta-järjestelmään

Kiltaan syötettyihin tapahtumiin vois lisätä ilmoittautumislinkin, jota kautta pystyy ottamaan ilmoittautumisia vastaan verkkosivujen kautta. Käykää tutustumassa  ominaisuuteen. Voitte vaikka aluksi tehdä testitapahtuman, jonka sitten voitte poistaa. Näin voitte lisätä ilmoittautumislinkin tapahtumaan:

1) Tee tapahtuma Kiltaan samalla tapaa kuin aikaisemmin

2) Lisää täppä kohtaan Näytetään ilmoittautumislinkki tapahtumakalenterissa

Samoin voit lisätä rajoitukset, kuinka monta osallistujaa mahtuu mukaan sekä otetaanko mahdollisia varasijalle ilmoittautumisia.

3) Tallenna tapahtuma, jolloin se menee liittymislinkin kera verkkosivuille.

4) Henkilöt, jotka ilmoittautuvat tapahtumaan ilmoittautumislinkin kautta, näkyvät Killassa Tapahtumien alla välilehdellä Kotisivujen kautta ilmoittautuneet. Jos henkilö on jo jäsen, ja hän on laittanut ilmoittautumisen yhteydessä tietoihinsa oikean jäsennumeron, löytää ohjelma henkilön ja ehdottaa, että tälle lisätään osallistumisstatus. Tämä näkyy henkilön tiedoissa Killassa Jäsenyys-välilehden alta.

5) Voit tarkastella Killassa itse tapahtuman kohdasta, keitä tapahtumaan on merkitty osallistujiksi ja voit tarvittaessa vaihtaa osallistumisstatuksia

6) Raporteista voit ottaa tapahtumista ja niihin osallistujista erilaisia raportteja

7) Voit käyttää poimintatyökalua tapahtumiin osallistujien kontaktoinnissa ja vaikka lähettää markkinointipostia tulevista tapahtumista

Näin lisäät osallistujamäärän

Voit lisätä osallistujamääriä tai muokata tapahtumaa Killassa kyseisen tapahtuman/toiminnan kohdasta. Valitse Killan ylärivin Tapahtumat, jonka jälkeen valitse YHDISTYSTEN JA PIIRIEN TAPAHTUMAT. Löydät oman tapahtumasi joko tapahtuman nimellä tai valitsemalla järjestäjäksi oman yhdistyksesi. Paina sen jälkeen Hae tietoja. Paina tapahtuman nimen kohdalta.

Avautuneen lomakkeen lopusta löydät Muokkaa-painikkeen, jonka jälkeen voit lisätä osallistujamäärän tai muokata muita tietoja. Kerhojen, vertaistukiryhmien ja muiden toistuvien ryhmien kohdalla merkitse kauden loputtua Osallistujien lkm -kohtaan, kuinka monta eri henkilöä oli mukana ryhmässä. Tapahtumien ja kertaluontoisten toimintojen kohdalla merkitse Osallistujien lkm -kohtaan osallistujamäärä. Muokkauksen jälkeen paina lomakkeen lopussa olevaa Tallenna-painiketta.

Tukea omalta Sydänpiiriltä

Oma Sydänpiirisi tai -alueesi tukee ja auttaa tarvittaessa yhdistystä Killan käytössä.

Tehdään sydäntyötä yhdessä ja toiminta näkyväksi!