Vuosikertomus ja toimintasuunnitelma

Menneen kauden toiminta arvioidaan kirjallisessa, vapaamuotoisessa vuosikertomuksessa. Vuosikertomus käsitellään yhdistyksen kevätkokouksessa tai vuosikokouksessa (mallisääntöjen mukaisesti). Se ei kuitenkaan ole osa tilinpäätöstä/vuosilaskelmaa, eikä sitä esimerkiksi ”vahvisteta” tilinpäätöksen vahvistamisen yhteydessä.

Vuosikertomus on selostus kuluneesta toimintakaudesta. Siinä kannattaa käyttää samantyyppistä jäsentelyä kuin toimintasuunnitelmassa, jotta suunniteltua ja toteutunutta toimintaa on helppo vertailla. Toimintasuunnitelman tekemiseen yhdistyksesi voi hyödyntää liiton toimintasuunnitelman rakennetta noudattavaa PowerPoint-pohjaa.

Pienten yhdistyksien vuosikertomuksesta käytetään edelleen usein myös nimeä toimintakertomus. Tällaisesta kertomuksesta ei kuitenkaan tulisi käyttää toimintakertomus-nimeä johtuen päällekkäisyydestä kirjanpitolain mukaisen toimintakertomuksen kanssa.

Vuosikertomuksessa kannattaa ottaa huomioon nämä:

• jäsentely noudattaa toimintasuunnitelmaa
• samasta asiasta kerrotaan vain kerran
• tärkeät asiat kerrotaan ensiksi ja pienemmät sen jälkeen
• tapahtumiin osallistujien määrät ja tilaisuudet kerrotaan tarkasti – hyödynnä toimintatiedustelun vastauksia!
• huolehditaan että kaikki toiminta on kerrottu kattavasti. Vuosikertomus on näyteikkuna yhdistyksen toimintaan
• vuosikertomus toimitetaan tilin- tai toiminnantarkastajille yhdessä muun aineiston kanssa.

Kirjallinen vuosikertomus on tärkeä asiakirja. Se on

• Historiallinen dokumentti, joka on välttämätön viimeistään silloin, kun halutaan kirjoittaa esimerkiksi yhdistyksen historiikki-
• Toiminnan kehittämisen tärkeä apuväline. Hyvä vuosikertomus sisältää paitsi selvityksen, siitä mitä yhdistys on tehnyt toimintakauden aikana, myös arvion siitä, miten hyvin toimintavuodelle asetetut tavoitteet on saavutettu. Siihen kirjataan onnistumiset, sekä asiat, joiden toteutuksessa on parantamisen varaa ja opiksi otettavaa. Jos haet  hanke- tai muuta rahoitusta, tarkista, vaatiiko rahoittaja kopiota vuosi- tai toimintakertomuksesta.
• Sen avulla jäsenet voivat arvioida, miten hyvin hallitus on onnistunut tehtävässään eli toteuttamaan kyseiselle toimintakaudelle hyväksytyn toimintasuunnitelman.
• Yhdistyksen vuosikertomus tulee arkistoida asianmukaisesti myöhempää käyttöä varten.
• Yhdistyslaki muuttui 2/2023 ja on tärkeää huomioida 6 luvun 37 a §:n 1 momentti. Sen mukaan yhdistyksen toimintakertomus on laadittava kirjanpitolain mukaisesti, jos säännöissä puhutaan ”toimintakertomuksesta.” Mallisäännöissä puhutaan tästä syystä vuosikertomuksesta.
  • Kirjanpitolain mukaisen toimintakertomuksen laatimiseen ovat velvollisia kirjanpitovelvolliset, joilla vähintään kaksi seuraavista rajoista on täyttynyt päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella: liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 7 300 000 euroa, taseen loppusumma 3 650 000 euroa tai palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä