Yhdistyksen kirjanpito ja tilinpäätös
Yhdistyksen kirjanpitovelvollisuus perustuu kirjanpitolakiin. Kaikki sydänyhdistykset ovat rekisteröityjä yhdistyksiä ja niiden on noudatettava lain määräyksiä kirjanpidossaan.
Laki määrää kaikki yritykset ja yhdistykset hoitamaan kirjanpitonsa tietyllä, laissa ja asetuksissa säädetyllä tavalla. Kaikki sydänyhdistykset ovat rekisteröityjä yhdistyksiä ja niiden on noudatettava lain määräyksiä kirjanpidossaan.
Tärkeä lain määräämä velvoite on vaatimus kahdenkertaisesta kirjanpidosta. Toisin sanoen kirjanpitoon on merkittävä mistä raha on tullut ja mihin se on käytetty. Kaikki kirjaukset tehdään kahdelle tai useammalle kirjanpidon tilille. Lisätietoja kirjanpidon käytännöistä löydät esimerkiksi Verohallinnon sivuilta.
Tilinpäätös
Tilikauden kirjanpito päättyy aina tilinpäätökseen. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja tarvittaessa tuloslaskelman ja taseen liitetiedot, luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista sekä hallituksen ja toiminnantarkastajan allekirjoitukset. Myös toimintakertomus on hyvä liittää tilinpäätökseen.
Tilinpäätös sisältää siis aina taseen ja tuloslaskelman. Taseessa on kaksi euromäärältään yhtä suurta puolta. Taseen toinen puoli kertoo missä muodossa yhdistyksen omaisuus on (vastaavaa) ja toinen puoli miten omaisuus on rahoitettu (vastattavaa). Tuloslaskelma puolestaan on laskelma yhdistyksen tilikauden kuluista ja tuloista.
Yhdistyksen päätösvaltainen hallitus käsittelee ja hyväksyy tilinpäätöksen sekä päivää ja allekirjoittaa sen. Hallituksen tulee siis olla koolla päätösvaltaisena, eli kaikkien jäsenten allekirjoituksia ei välttämättä tarvita. Päiväykseksi tulee se päivä, jona hallitus on kokouksessaan tilinpäätöksen hyväksynyt. On huomattava, että tilinpäätöksen hyväksyminen on sen hallituksen tehtävä, joka sillä hetkellä on toimessaan, ei sen hallituksen, joka on hoitanut asioita tilikauden aikana.
Allekirjoittamisen jälkeen tilinpäätös, päiväkirja, pääkirja, tositteet ja hallituksen ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjat toimitetaan toiminnantarkastajalle tarkastettaviksi. Toiminnantarkastajalle tulee antaa tehtävään riittävästi aikaa. Tästä aikamääreestä on usein annettu tarkempi määrittely yhdistyksen säännöissä. Toiminnantarkastuksen jälkeen tilinpäätös esitetään yhdistyksen kokoukselle vahvistettavaksi.