Sydänliiton sisäisen viestinnän esittely

Sydänliiton sisäinen viestintä tarkoittaa yhdistysten, piirien ja alueiden sekä liiton keskinäistä viestintää. Sisäisen viestinnän avulla huolehdimme, että luottamushenkilöt ja toiminnan tekijät pysyvät ajan tasalla tärkeistä asioista ja aikatauluista. Siksi sisäinen viestintä on erilaista kuin jäsenille tai suurelle yleisölle kohdistettu viestintä. Sisäisen viestinnän aiheet koskevat sydänterveyttä ja toimintaa sekä yhdistyksen hallinnollisia tehtäviä.

Tässä kehittämishankkeessa keskityttiin sisäisen viestinnän kanavista järjestötiedotteeseen, piiritiedotteisiin ja Yhdistyspalveluun. Tuloksina hankkeesta saatiin tietoa eri kanavien suhteista toisiinsa ja niiden tärkeimmät kehittämiskohdat. Hankkeessa selvisi, että alueellinen viestintä, kuten piiritiedotteet ja aluesähkeet, tavoittavat hyvin yhdistystoimijat. Liiton tuottaman järjestötiedotteen kohdalla toivotaan suurempaa avausprosenttia. PDF-muotoisen esittelyn näistä viestinnän kanavista näet napsauttamalla tästä.

Järjestötiedotteesta on paljon hyötyä aktiivitoimijoille, kuten seuraavat asiat: 

• Tietoa, tukea ja konkretiaa – lähetämme sisältöjä, jotka tukevat ja helpottavat aktiivitoimijoiden tärkeää työtä.
• Tietoa säännöllisesti – yhdistykset tietävät, koska uutta tietoa on tulossa ja tämä voidaan huomioida mm. hallituksen kokouksissa.
• Selkeitä ohjeita ja työkaluja, kuten lomakkeita tai millaista materiaalia on tarjolla kampanjaviikoilla (esim. Sydänviikko). Yhdistyksen hallinnoitiin liittyvät tukimateriaalit, ohjeet, ja konkreettiset keinot toimia Yhteinen sydäntyömme –käsikirjaa noudattaen.
• Tieto tarvittaessa toiston kautta, mutta valtakunnallinen ja alueelliset tiedotteet täydentävät toisiaan.
• Henkilökohtaista – tiedotteet tulevat suoraan omaan sähköpostiin.

Järjestötiedotteen kehittäminen 

Sydänliiton järjestötiedote ilmestyy joka kuun 20. päivä (tai seuraavana arkipäivänä), ja se menee n. 2500 tilaajalle. Tähän asti olemme kannustaneet  yhdistysten luottamushenkilöitä tilaaman tiedotteen itse.

Ryhmä kuitenkin ehdotti, että järjestötiedote ajettaisiin suoraan ajantasaisille luottamushenkilöille. Näin tullaan tekemään tiedotteen 2/2024 kohdalla. Järjestötiedote lähetetään uutiskirjeohjelmalla, ja vastaanottajalistalta on helppo erota napsauttamalla erolinkkiä tiedotteen lopussa.

Järjestötiedotteen kehittämisen viisi pääkohtaa:

• Sisällysluettelo​, josta pystyy silmäyksellä päättelemään, mitä järjestötiedote tulee sisältämään.
• Sisällön otsikot eroteltuna kahteen teemaan: hallintoon ja sydänterveyteen.
• Ulkoasuun lisää houkuttelevuutta mm. väreillä ja fonttien muutoksilla.
• Kuvat ​(pääkuva, sisältöryhmien kuvat (2) ja allekirjoituskuva) sopivan kokoisina​
• Tärkeät päivämäärät kootusti loppuun, tiedottamisen oikea-aikaisuus (riittävästi reagointiaikaa yhdistyksille)​

Piiriviestit

Sydänpiirien ja -alueiden lähettämät uutiskirjeet tavoittavat yhdistykset hyvin ja niiden sisältö koetaan hyödylliseksi. Piirit ja alueet lähettävät viestejä hyvin eri sykleissä: jotkut piirit lähettävät piiriviestin tai -tiedotteen neljä kertaa vuodessa, toiset peräti useita kertoja kuukaudessa.

Yhdistyspalvelun kehittäminen 

Ne, jotka käyttävät yhdistyspalvelua säännöllisesti, kokevat Yhdistyspalvelun hyödylliseksi ja loogiseksi. Asioiden löytämiseen toivottiin kuitenkin helpotusta, joten sivuston sisäinen asiasanahaku otetaan paremmin haltuun. Näin artikkeleita voi etsiä asiasanojen kautta. Sivustoon toivottiin myös enemmän yhdenmukaisuutta Yhteinen sydäntyömme -käsikirjan kanssa, jotta käsikirjassa mainitut asiat löytyvät helposti myös Yhdistyspalvelun puolelta.

Viisi pääasiaa:

• Sivuston navigaatio-otsikoiden käytettävyyden miettiminen​.
• Hakua ja hakusanoja pyritään kehittämään sekä luomaan näistä tarvittaessa käyttöohje.
• Ajankohtaisartikkeleille on toivottu pysyväissäilytyspaikkaa niiden löytämisen helpottamiseksi.
• Tarpeeton sisältö pois​ – vanhentuneiden sisältöjen päivittäminen tai poistaminen.
• Viestintäsisältöjen siivous.

Yhdistyspalvelua kehitetään harkiten vuoden 2024 aikana.