Yhdistyksen hallituksen koon pienentäminen tai suurentaminen

Hallituksen kokoa koskeva 4-12 hallituksen jäsentä -kirjaus mallisäännöissä mahdollistaa sen, että yhden tai kahden lopettavan hallituksen jäsenen tilalle ei tarvitse väen vängällä etsiä korvaajaa. Vuosi tai pari voidaan mennä totuttua pienemmällä hallituksella ilman, että sillä olisi merkittävää vaikutusta esim. erovuoroisuuteen. Säännöissä lukee, että kolmasosa hallituksen jäsenistä on erovuorossa vuosittain, mutta usein tämä voidaan pyöristää noin kolmasosaan.

Jos hallituksen koko kuitenkin muuttuu tätä enemmän, tai yhdistys tietoisesti haluaa pienentää hallituksen vaikka 9 hallituksen jäsnestä 6 jäseneen, täytyy huomioida myös erovuoroisuus. Silloin hallituksen tulee valmistella asia, jotta yhdistyksen kokous voi siitä päättää. Käytetään tässä esimerkkiä 9 > 6.

Mielestäni paras ratkaisu on, ettö hallitus muodostaa yhdistyksen kokoukselle esiteltäväksi kolme kahden jäsenen erovuororyhmää. Se voidaan tehdä loukkaamatta kenenkään toimikautta, jos yksi seuraavana vuonna erovuorossa oleva ja yksi sitä seuraavana vuonna erovuorossa oleva hallituksen jäsen suostuvat eroamaan ja yhdistyksen kokous valitsee kaksi henkilöä uudelle täydelle kolmivuotiskaudelle.

Ennen kokouskutsua

Laatikaa hallituksessa nykyisistä jäsenistä toimikausitaulukko:
ryhmä A (3 jäsentä): erovuoro nyt;
ryhmä B (3 jäsentä): erovuoro ensi vuonna;
ryhmä C (3 jäsentä): erovuoro sitä seuraavana vuonna;
puheenjohtajan oma kausi erikseen.

Keskustelkaa vapaaehtoisesta siirtymäratkaisusta eli siitä, ketkä suostuvat eroamaan vuoden tai kaksi etuajassa, jota erovuorojärjestys saadaan asettumaan pienemmälle hallitukselle sopivaksi. Tavoitteena on löytää yksi vapaaehtoisesti eroava jäsen ryhmästä B ja yksi ryhmästä C.

Pyytäkää eroilmoitukset kirjallisina, mieluiten siten, että ero tulee voimaan samaan aikaan uuden kuusijäsenisen hallituksen toimikauden alkaessa (mallisäännöissä kalenterivuoden alusta).
Valmistelkaa yhdistyksen kokoukselle hallituksen esitys, jossa kuvataan:

• hallituksen pienentämisen syy;
• jäsenmäärä 6;
• nykyiset erovuorot;
• vapaaehtoiset erot;
• kahden uuden hallituksen jäsenen valinta;
• ehdotettu uusi 2 + 2 + 2 -erovuorojärjestys.

Kokouskutsuun muotoilu

Kokouksessa päätetään hallituksen varsinaisten jäsenten lukumäärästä, käsitellään hallituksen koon pienentäminen yhdeksästä kuuteen jäseneen, todetaan erovuoroiset ja mahdolliset kesken toimikauden tapahtuvat eroamiset sekä valitaan hallituksen jäsenet ja vahvistetaan erovuorojärjestys.

Kokouksessa

Todetaan nykyinen hallituksen kokoonpano ja toimikaudet.
Päätetään hallituksen jäsenmääräksi  6.
Todetaan ryhmän A kolmen jäsenen toimikausien päättyminen.
Todetaan mahdolliset kirjalliset vapaaehtoiset erot ryhmistä B ja C.
Valitaan kaksi hallituksen jäsentä täydelle kolmivuotiskaudelle.
Vahvistetaan tuleva erovuorojärjestys 2 + 2 + 2.
Todetaan puheenjohtajan toimikausi erikseen.

Suositeltava pöytäkirjakirjaus

Hallituksen jäsenten lukumäärä:
Todettiin, että yhdistyksen sääntöjen mukaan hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi 4–12 varsinaista jäsentä. Kokous päätti, että hallitukseen kuuluu [voimaantuloajankohdasta, yleensä kalenterivuoden alusta] alkaen puheenjohtajan lisäksi kuusi varsinaista jäsentä.

Erovuoroiset ja hallitustehtävistä eroamiset:
Todettiin, että ryhmän A kolmen jäsenen toimikaudet päättyvät sääntöjen mukaisesti. Lisäksi todettiin yhden ryhmään B ja yhden ryhmään C kuuluvan jäsenen kirjalliset ilmoitukset hallitustehtävästä eroamisesta [voimaantuloajankohtana].

Hallituksen jäsenten valinta:
Todettiin, että ryhmästä B jatkaa kaksi jäsentä nykyisen toimikautensa loppuun saakka ja ryhmästä C kaksi jäsentä nykyisen toimikautensa loppuun saakka. Kokous valitsi kaksi jäsentä täydelle kolmivuotiskaudelle.

Erovuorojärjestys:
Vahvistettiin, että hallituksen kuusi varsinaista jäsentä jakautuvat kolmeen kahden jäsenen erovuororyhmään. Kokouksessa 2 ovat erovuorossa ryhmän B kaksi jäsentä, kokouksessa 3 ryhmän C kaksi jäsentä ja kokouksessa 4 tässä kokouksessa valitut kaksi jäsentä.

Hallituksen koon suurentaminen

Jos yhdistys haluaa suurentaa hallituksen kokoa niin, että sillä on vaikutusta erovuoroisuutta koskevaan sääntöön, niin asiaa valmistellaan samalla huolellisuudella (hallitusen esitys, maininta kokouskutsussa, käsittely kokouksessa ja selkeä kirjaaminen pöytäkirjaan).

Pienentämisen sijaan laaditaan taulukko, jossa esitetään uusien hallituksen jäsenten sijoittuminen olemassaoleviin erovuoroisten ryhmiin. Esitystä tehtäessä ei ole tietoa, keitä tullaan valitsemaan, joten heidät nimetään taulukkoon vaikkaa Uusi jäsen 1, Uusi  jäsen 2 ja Uusi jäsen 3.

Yhdstyksen kokouksessa valitut uudet hallituksen jäsenet arvotaan erovuororyhmiin tai jollain muulla tavalla läpinäkyvästi ja sopimalla päätetään, kuka uusista asettuu mihinkin erovuororyhmään.