Yleisötilaisuutta järjestämässä

Kokoontumislain mukaan yleisötilaisuus on yleisölle avoin huvitilaisuus, kilpailu, näytös tai muu näihin rinnastettava tilaisuus. Vaikka tilaisuuteen osallistuminen edellyttäisi kutsua tai esimerkiksi Sydänyhdistyksen jäsenyyttä, voidaan tilaisuuteen soveltaa samoja yleisötilaisuutta koskevia säännöksiä, jollei tilaisuutta voida pitää yksityisenä esimerkiksi pienen osanottajamäärän perusteella. Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin todeta, että kyseessä on yleisötilaisuus silloin, kun tilaisuuteen osallistuminen ei edellytä nimenomaista kutsua tai kuulumista johonkin tiettyyn yhteisöön.

Luvat kuntoon

Tapahtuma järjestetään aina jossain, ja joku on tällöin maanomistaja. Näin ollen maanomistaja on ensimmäinen taho, jolta lupa tapahtumapaikan käyttöön on kysyttävä. Tavat luvan kysymiseen ovat luonnollisesti erilaiset riippuen siitä, kysytäänkö lupaa yksityiseltä maanomistajalta vai kunnalta. Kunnan verkkosivuilla löytyy yhteystiedot tai ohjeet luvan kysymiseen tai tilan varaamiseen.

Maanomistajan lupa riittää melkeinpä aina, kun puhutaan yhdistyksen omasta tai muuten vaan osallistujamäärältään pienemmästä tilaisuudesta. Jos kuitenkin puhtaan useamman sadan hengen avoimesta tilaisuudesta, saattaa lupatarve kattaa myös esimerkiksi meluilmoituksen, jätehuoltosuunnitelman sekä terveydensuojeluviranomaisen luvan.

Kokoontumislain mukaan tilaisuuden järjestäjä vastaa järjestyksen ja turvallisuuden säilymisestä tilaisuudessa. Tämän vuoksi poliisi- ja pelastusviranomaiset edellyttävät yleisötapahtuman järjestäjältä turvallisuusasioiden suunnitelmallista huomioimista.

Ilmoitus poliisille

Pääsääntöisesti yleisötilaisuuksista pitää ilmoittaa kirjallisesti järjestämispaikan poliisille. Aivan kaikista yleisötilaisuuksista ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa. Usein tällaisten tapahtumien luonne on sellainen, että sivullisille ja ympäristölle ei aiheudu haittaa eikä erillisiä liikennejärjestelyjä vaadita. Tilaisuuden paikka tai yleisön vähäinen määrä voi olla myös perusteena, että tilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa.

Paikalliset olosuhteet vaihtelevat suuresti maan eri puolilla. On hyvä aina ottaa yhteyttä tilaisuuden järjestämispaikan poliisiin ja selvittää paikallinen kanta. Ainakin seuraavista tilaisuuksista on syytä tehdä ilmoitus poliisille:

• suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
• yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
• erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
• myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
• tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
• tapahtumassa on anniskelua
• tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus / yli 100 henkilöä, jos yleisönä on erityisryhmä; pienet lapset, vanhukset, liikuntarajoitteiset ym.)

Tee ilmoitus yleisötapahtumasta vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Ilmoitukseen liitetään turvallisuussuunnitelma, mahdollisesti myös hyväksytty pelastussuunnitelma. Sellaisista tilaisuuksista, jotka edellyttävät esimerkiksi liikennejärjestelyjä, ilmoitus on tehtävä tätä aikaisemmin.

Tarkemmat toimintaohjeet löydät Poliisin sivuilta. Katso myös TUKESin ohjeet tapahtuman järjestäjälle. Sivustolta löytyy myös ohje turvallisuusasiakirjan laatimisesta ja mallipohja.

Pelastussuunnitelma

Pelastuslain mukaan  sellaisiin yleisötilaisuuksiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvallisuusriski, tilaisuuden järjestäjän on laadittava pelastussuunnitelma. Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista tiedoksi alueen pelastusviranomaiselle. Pelastussuunnitelma tarvitaan, jos tapahtumassa

• arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä (huom. 100 henkilöä, jos kyseessä erityisryhmät)
• käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
• tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
• tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Turvallisuussuunnitelman ja pelastussuunnitelman voi yhdistää yhdeksi turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaksi.

Ohje pelastussuunnitelman laadinnasta ja pelastussuunnitelman mallipohja

Musiikkia korville

Monessa tapahtumassa musiikki näyttelee jotain osaa. Jos järjestettävässä tapahtumassa soitetaan musiikkia, tarvitaan aina Teoston ja Gramexin yhteinen tapahtumalupa. Lupa tarvitaan riippumatta siitä, oliko sitten kyse elävästä musiikista tai levyltä tai muulta tallenteelta soitettavasta musiikista. Luvan hinta määräytyy tapahtuman koon ja luonteen mukaan sekä sen, mitä roolia musiikki tilaisuudessa näytteli. Eli tultiinko paikalle muusikin takia vai oliko musiikki vain taustaroolissa.

Miksi musiikin soittamisesta pitää sitten maksaa? Eikö levy oston yhteydessä maksu jo suoritettu? Pääsääntö tässä on se, että levyn oston yhteydessä suoritettu hinta on niin sanottu kuluttajahinta, jonka maksamalla levyn omistaja sai oikeudet normaaliin kuluttajakäyttöön. Kaikki tätä laajempi käyttö, kuten yleisötilaisuuksissa musiikin soitto, edellyttää aina lisälupia. Musiikin käyttömaksuilla pyritään varmistamaan se, että luovilla aloilla voi jatkossakin elättää itsensä ja musiikkia tehtäisiin myös tulevaisuudessa.

Lisätietoja tapahtumajärjestelyistä

Lisätietoja tapahtuman järjestämisestä löydät muun muassa poliisin verkkosivuilta

Musiikin soittamisen mahdollistavan tapahtumaluvan voit hankkia Teoston verkkosivuilta

Lainsäädäntö, mm.:

• Kokoontumislaki
• Pelastuslaki
• Ympäristönsuojelulaki