Sikaa, soittoo ja säpinää -kesätapahtuma

Kesto

Kerran kesässä 4-5 -tunnin tapahtuma

Valmistelut

Sydänyhdistys aloitti kesätapahtuman suunnittelun ja toteuttamisen vuonna 2014 yhteistyössä AVH-kerhon kanssa. ”Sikaa, soittoo ja säpinää”-tapahtuman tavoitteena oli koota Sydänyhdistyksen jäsenten lisäksi myös vammaisyhdistysten jäsenet koolle ja tarjota heille keskellä kesää rentouttava tapahtuma. Tapahtumassa mm. luento, iltapäiväkahvit, mukavaa seuraa, saunomista ja musiikkia.

Tapahtuman organisointi ja rahoituksen miettiminen on ollut kaikkina vuosina Nokian Sydänyhdistyksen vastuulla. Tapahtuman talkootehtävistä ei makseta palkkaa. Luennoitsijalle maksetaan palkkio ja matkakulut. Tilaisuuden 15,- maksulla/osallistuja katetaan tapahtuman kulut. Kulut ovat yhteensä n. 2250 €. Yhdistyksen virkistystoimintavastaava on vastannut tilaisuuteen ilmoittautumisesta, bussin hankinnasta ja bussiaikataulujen laatimisesta.

Toiminnan suunnittelu aloitetaan huhti-toukokuussa Sydänyhdistyksen hallituksen kokouksissa. Lisäksi pidetään 3-4 tapahtuman ohjelmaa, esiintyjiä, luennoitsijan hankintaa, äänentoistoa, tarveaineiden tilausta, leivontaa, ruokailua ja bussikuljetusta käsittelevää palaveria. Tapahtuma-alue ja tilaisuudessa tarvittavat kahvinkeittimet ja lättypannut vuokrataan jo alkuvuodesta. Suunnittelukokouksissa on ollut mukana sydänyhdistyksen hallituksen lisäksi 2-3 AVH-kerhon edustujaa. Talkoolaisten tehtävät jaetaan osittain kokouksissa ja osin vasta kesätapahtumassa paikan päällä.

Kolmisen viikkoa ennen tapahtumaa aloitetaan soittokierros 40 vapaaehtoisille, ruokailun tarveaineiden tilaukset ja arpajaisvoittolahjoitusten pyytäminen yrittäjiltä. Katosten pystyttäminen, leivonnaisten vieminen sekä ruokien valmistaminen ja kuljettaminen tapahtumapaikalle aloitetaan edellisenä päivänä. Paikalle tuodaan myös tapahtumassa tarvittavat penkit traktorilla.

Tilaisuuden markkinointi

Kesätapahtumasta ilmoitetaan paikallisessa Nokian uutiset-lehdessä. Seurapalstalla on kaksi kertaa pienempi ilmoitus ja lehden alkusivuilla kerran yksi isompi ilmoitus. Tapahtumasta viestitään myös puhelimella, omien verkkosivujen kautta ja ilmoitustauluilla. Lisäksi tapahtumasta tiedotetaan pitkin vuotta eri tapahtumissa, esim. Sydänviikolla ja eri ryhmien yhteydessä.

Toteutus

Tapahtumapäivänä vapaaehtoistoimijat saapuvat jo varhain aamulla Alisniemeen ja järjestelevät ruokailua varten astiat, salaatit, leivät ja ruokajuomat valmiiksi. Perunat laitetaan kiehumaan ja haetaan osallistujille tarjottava liha kuumana paikalliselta kauppiaalta.

Orkesteri ja esiintyjät aloittavat soittamisen noin klo 10.00. Ruokailu aloitetaan klo 12.00. Vapaaehtoiset laittavat ruuat jakelupisteille, auttavat tarjoiluissa ja myös keittiötöissä. Klo 13 on vuorossa luento, jonka puhujan AVH ja Sydänyhdistys ovat vuorotellen hankkineet tilaisuuteen. Tilaisuudessa on ollut vuosien saatossa monta nimekästä esiintyjää ja luennoitsijaa, mm. iskelmälaulaja Tomi Markkola ja neurologian ja sisätautien erikoislääkäri Maire Rantala.

Luennon jälkeen on ollut vuorossa iltapäiväkahvi, mukavaa seurustelua, musiikkia, saunomista ja uintia sekä arpajaiset. Päivä on päättynyt lättyjen ja makkaran paistoon, jonka jälkeen on bussikuljetus kotiin.

Tapahtuma on suosittu ja talkoohenki on ihailtavaa

Kesätapahtuma on järjestetty viisi kertaa ja osallistujia on aina ollut 150 henkilöä. Talkoolaisia tarvitaan yhteensä 40 erilaisiin työtehtäviin. Jokaisen tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen menee aikaa 50 tuntia. Vaivannäöistä huolimatta seuraava tapahtuma on jo suunnitteilla!

Materiaalit ja välineet

• Tiedotepohjat tilaisuuden markkinointiin
• Vuokrattavat keittiö- ja äänentoistovälineet sekä tapahtuman järjestämiseen tarvittavat tavarat
• Tervetuloa jäseneksi -lomake

Vinkit

• Keskellä kesää järjestetty tapahtuma on tuonut runsaasti näkyvyyttä Nokian Sydänyhdistykselle paikallisessa sanomalehdessä sekä Aamulehden Moro-liitteessä
• Tapahtuma on houkutellut uusia jäseniä sydänyhdistykseen
• Yhdessä järjestetty tapahtuman luo innostusta ja vahvaa talkoohenkeä
• Jokaisen kesätapahtuman jälkeen on käyty palautekeskustelu. Palautteessa saadut asiat on huomioitu seuraavaa tapahtumaa suunniteltaessa.

Lisätietoa

Irma Pelto, irma.pelto@kolumbus.fi, p. 044 237 0237