Sydänyhdistyksen sääntömuutos

Alta löydät ennakkotarkastetut mallisäännöt. Tutustu sääntömuutoksen teko-ohjeisiin alempana.

• Sydänyhdistyksen mallisäännöt, yksi sääntömääräinen kokous
• Sydänyhdistyksen mallisäännöt, kaksi sääntömääräistä kokousta 
• Yhden vuosikokouksen mallisääntöjen diaarinumero on 2024/803273Y
• Kahden kokouksen mallisääntöjen diaarinumero on 2023/776910Y

Kaksikielisen yhdistyksen sääntömuutokseen on lisäohjeistus täällä.

Alla oleva ohjeistus on laadittu pohjaoletuksella, että yhdistys on tehnyt sääntömuutoksen edellisen mallisääntöpäivityksen aikaan noin 10 vuotta sitten. Hyvin vanhoissa säännöissä voi olla lisämääräyksiä sääntömuutoksen tekemisestä (esim. tarvitaan kaksi kokousta tai piirin hyväksyntä), jotka tulee huomioida.

Kysymykset: järjestökoordinaattori Anna Autio (anna.autio@sydanliitto.fi)

Valitse huolella alla olevasta linkkilistasta yhdistystäsi koskeva ohje. Yhdistyksellä voi olla muitakin tapoja edetä asiassa kuin mitä tässä on kuvattu, mutta on tärkeää huolehtia, että sääntömuutosprosessin aikana ei synny päätösten ja henkilövalintojen ”katvealueita”. Tärkeää siirtymävaiheessa on myös, että yhdistys kirjaa pöytäkirjaan tekemänsä päätökset (esim. jäsenmaksusta päättäminen yhden kokouksen mallissa tai hallituksen jäsenten valinta).

• Yhdistyksen nimi ja kotipaikka tulee sääntöihin automaattisesti PRH:n rekisteristä. Kumpaakin tietoa voi ilmoitusta tehdessä myös muokata.
• Sääntöjen hyväksymispäivää (yhdistyksen kokouksen päivämäärä) ei enää erikseen PRH:lle ilmoiteta. Päivämäärä kannattaa ottaa itselleen ylös.
• Patentti- ja rekisterihallitukselta tulevissa yhdistyksen rekisteröidyissä säännöissä ei ole Sydänliiton logoa, otsikointeja, yläviitettä tai hyväksymismerkintää tms. Ne ovat yllä olevissa dokumenteissa vain yhdistyksen tiedoksi.

Ohjeet PDF-muodossa alla.

ENNAKKOTARKISTETTUJEN MALLISÄÄNTÖJEN KÄYTTÖÖNOTTO

Yhdistyksen ei tarvitse eikä se voi tehdä mitään muutoksia sääntöihin. Myös yhdistyksen nimi ja kotipaikka –kohta jäävät tyhjiksi, sillä tiedot täydentyvät sääntölomakkeelle Patentti- ja rekisterihallituksen sivuilla, kun yhdistyksen puheenjohtaja täyttää kohdat siellä kysyttäviin kohtiin. (Tässä kohdassa myös yhdistyksen mahdollinen nimenmuutos ilmoitetaan, mikäli kokous on sääntömuutoksen yhteydessä päättänyt nimenmuutoksesta.)

1. Kahden kokouksen mallin mukaan toimiva yhdistys ottaa käyttöön ennakkotarkistetut kahden kokouksen mallisäännöt.
2. Yhden kokouksen mallin mukaan toimiva yhdistys ottaa käyttöön ennakkotarkistetut yhden kokouksen mallisäännöt.
3. Yhden kokouksen mallin mukaan toimiva yhdistys ottaa käyttöön ennakkotarkistetut kahden kokouksen mallisäännöt.

EI ENNAKKOTARKISTETTUJEN ELI YHDISTYKSEN OMAN SÄÄNTÖMUUTOKSEN KÄYTTÖÖNOTTO

Yhdistys haluaa muuttaa jotain kohtaa mallisäännöistä. Tämän jälkeen kyse ei ole enää ennakkotarkastetuista säännöistä.

Yhdistys saa käyttöönsä mallisäännöt muokattavassa muodossa Sydänliitosta Anna Autiolta (anna.autio@sydanliitto.fi), kerro että tarvitaanko yhden vai kahden kokouksen pohjaa). Tätä dokumenttia yhdistyksen hallitus muokkaa haluamaltaan osalta. Tämän jälkeen prosessi etenee seuraavasti.

1. Kahden kokouksen mallin mukaan toimiva yhdistys ottaa käyttöön ei ennakkotarkistetut kahden kokouksen säännöt.
2. Yhden kokouksen mallin mukaan toimiva yhdistys ottaa käyttöön ei ennakkotarkistetut yhden kokouksen säännöt.
3. Yhden kokouksen mallin mukaan toimiva yhdistys ottaa käyttöön ei ennakkotarkistetut kahden kokouksen säännöt.

Muutoksena kymmenen vuoden takaiseen mallisääntöprosessiin: PRH:n sähköinen järjestelmä on muuttunut, eikä sähköisen ilmoituksen liitteeksi enää liitetä erillistä sääntöliitettä. Sen sijaan sääntöteksti on palvelussa jo valmiina (joko diaarinumeron mukaiset mallisäännöt tai yhdistyksen omat nykyiset säännöt, jotka voi korvata kopioimalla uutta tekstiä joko kokonaan tai osittain).

PRH:n ohjeet ja lomakkeet

Patentti- ja rekisterihallituksen sivuilla on

• hyvät ohjeet yhdistyksen sääntömuutoksen tekemiseen ja lomakkeiden/sähköisen kanavan käyttämiseen.
• PRH ohjeistaa sääntöjen kirjoitusasusta täällä.

Usein kysyttyä sääntömuutoksesta

• Hallituksen valtuuttama taho jäsenen hyväksymisessä § 3 – mitä käytännössä tarkoittaa? Vastaus: Tämä tarkoittaa sitä, että hallitus tekee uusien sääntöjen hyväksymisen jälkeen kokouksessaan päätöksen valtuuttaa Sydänliiton/alueellisen jäsenjärjestön hyväksymään jäsenen. Näin jäseneksi hyväksyminen on jo tuossa vaiheessa virallista. Yhdistyksen hallituksen tulee kuitenkin edelleen seurata jäsenkehitystä ja todeta eronneet ja erotetut ainakin kerran-pari vuodessa.
  • Esimerkkimuotoilu hallituksen pöytäkirjaan: ”Päätettiin yhdistyksen hallituksen lisäksi valtuuttaa yhteisesti sovitun prosessin mukaisesti Suomen Sydänliiton [ja piirin/alueen] toimihenkilöt hyväksymään jäseniä sekä teknisesti päättämään jäsenyyksiä”.
• Voiko yhdistyksen nimen muuttaa samalla, kun otetaan uudet säännöt käyttöön? Vastaus: Yhdistyksen nimenmuutos on sääntömuutos, joten yhdistyksen nimi kannattaa ehdottomasti muuttaa samassa sääntömuutoksessa, jos nimenmuutos on ajankohtainen.
• Säännöissä hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai vpj:n kutsusta. Jos näin on tehty, mutta kumpikaan ei jostakin syystä pysty osallistumaan, voidaanko kokous kuitenkin pitää vai siirtyykö se? Vastaus: Puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan tulee olla läsnä, jotta kokous on pätevä. Puheenjohtaja/varapuheenjohtaja vastaa kokouksen pöytäkirjasta. Hallituksen jäsenet voivat toki keskustella asioista ilman puheenjohtajistoa, mutta päätökset tulee muodollisesti hyväksyä seuraavassa kokouksessa, kun puheenjohtaja/vpj on paikalla.  
• Voihan yhdistyksen kokouksen kokonaan toteuttaa edelleen myös Teamsillä? Vastaus: Kyllä voi, kunhan etäyhteydestä on sääntöjen edellyttämä maininta kokouskutsussa.
• Miten yhdistys voi varmentaa jäsenyyden ennen yhdistyksen kokousta? Vastaus: Yhdistys voi halutessaan esimerkiksi pyytää osallistujia näyttämään henkilötodistusta ja tarkastaa jäsenyyden jäsenrekisteristä.
• Jos jatkossakin jatketaan yhden tai kahden kokouksen mallilla, niin täytyykö nuo uudet sääntömallit kuitenkin ottaa käyttöön? Vastaus: Suomen Sydänliitto vahvasti kannustaa yhdistykset ottamaan uudistunen yhdistyslain mukaiset säännöt käyttöön. Sääntöjen yhtenäisyys turvaa Sydänliiton yhteiset toimintatavat.
• Miten tapahtuu 1+15 jäsenen hallitus siirtyy 12 jäsenen malliin? Vastaus:  Tällöin huomioidaan, missä kokouksessa (kevät-tai syyskokous/vuosikokous) sääntömuutos tehdään  ja sen vaikutukset henkilövalintoihin. Kolmasosa hallituksesta on erovuorossa vuosittain ja lisäksi valitaan 0-4 yleisvarajäsentä. Erovuoroisuus pienentää hallituksen kokoa. Hallituksen ja yleisvarajäsenten määrä päätetään vuosittain, mikä antaa pelivaraa.
  • Jos säännöt muutetaan keväällä ja hallitus on liian suuri kevät- ja syyskokouksen välisen ajan, niin yhdistyksen kokoukselle voi esittää sääntömuutoksen hyväksymisen yhteydessä alakohtana näin: ”Päätetään, että nykyinen hallitus jatkaa samalla kokoonpanolla siirtymäkauden ajan syyskokoukseen asti” (tai vaihtoehtoisesti:  ”–kunnes uusi hallitus aloittaa toimintansa”).  
• Jos säännöt päätetään ottaa käyttöön välittömästi, niin onko siitä ilmoitettava kokouskutsussa , sen lisäksi että sääntöjen muutos ilmoitetaan kokouskutsussa. Vastaus: Riittää, että kutsussa mainitaan sääntömuutoksen käsittely ja mikäli tavoitteena on ottaa heti käyttöön ennakkotarkistetut säännöt (siis jo samassa kokouksessa), on huolehdittava, että sääntömuutos on ensimmäisenä päätösasiana.
• Ennakkotarkastamaton sääntömuutos 110 euroa > jos niissä on virhe ja ne pitää lähettää uudelleen, niin pitääkö maksaa PRH:lle 110 euroa uudestaan? Vastaus: Ei tarvitse, mutta jos säännöistä pitää korjata muuta kuin kirjoitusvirheitä, niin yhdistyksen kokouksen pitää hyväksyä muuttuneet säännöt uudelleen. Sääntöjen ollessa käsittelyssä PRH:ssa niihin voi lähettää muutoksia. Korjauskehotukseen vastaaminen määräajan puitteissa sisältyy hintaan.
• Voiko sääntömuutosilmoituksen tehdä sähköisesti, jos yhdistys on lisännyt jotakin omia tekstejä sääntöihin? Vastaus: Sääntömuutosilmoituksen voi tehdä sähköisenä tai paperisena, ks. PRH:n ohje.
• Sääntömuutoksen maksut: Jos yhdistys haluaa tehdä pienenkin muutoksen mallisääntöihin, ne eivät ole ennakkotarkastettuja. Mikä on hinta? Vastaus:  385 euroa on sääntöjen ennakkotarkastuksen hinta, mikäli yhdistys haluaa ennakkotarkastuttaa säännöt itse ennen yhdistyksen kokousta. Tämä ei ole pakollista. Itse sääntömuutoksen kulu ilman ennakkotarkastusta on 110 euroa (vuoden 2024 hinta).
• Jos astuu voimaan vasta seuraavan vuoden alussa, niin valitaanko uusi hallitus sitten vasta seuraavan syksynä syyskokouksessa (jos kaksi kokousta)? Vastaus: Olemme täsmentäneet ohjeistusta ja suosittelemme toimimaan artikkelin alussa kuvatun rautalankamallin mukaan. Kuudesta ohjeesta tulee valita se, joka kuvaa yhdistyksen tilannetta. 
• Kun siirrytään yhdestä kokouksesta kahteen ja ennakkotarkastetut säännöt otetaan välittömästi käyttöön.  Valitaanko koko hallitus tulevassa vuosikokouksessa keväällä kokonaisuudessa ja ensimmäiset erovuoroiset olisivat (arvonnan jälkeen) jo syyskokouksessa, vai miten toimitaan? Ja voiko hallitukseen valita uudelleen, vaikka he eivät olisi vaalikelpoisia (toimineen kolme kautta). Vastaus: Suosittelemme toimimaan artikkelin alussa kuvatun rautalankamallin mukaan. Kokouksessa päätetään, että nykyinen puheenjohtaja ja hallituksen jäsenet sekä mahdolliset varajäsenet jatkavat siihen saakka, kunnes seuraava hallitus aloittaa toimikautensa. Syyskokouksessa 2024 valitaan uusien sääntöjen mukaisesti puheenjohtaja, hallituksen jäsenten ja varajäsenten määrä ja henkilöt sekä suoritetaan erovuoroisten arvonta, ja uusi hallitus aloittaa toimikautensa 1.1.2025.

• Kevennetty tilinpito – mitä jos on omaisuutta? Vastaus: Mikroyhdistyksen tilinpidosta annetussa asetuksessa ja verohallinnon ohjeessa viitataan vain vuosittaisiin tuloihin eli taseen arvo ei ole merkitsevä. Sen sijaan liiketoimintaa ei saa olla. 
• Onko tuosta valmista lomakepohjaa esim. sähköisenä, jota voisi hyödyntää? Vastaus: Pyrimme tuottamaan kevennetyn tilinpidon ohjemateriaalin Yhdistyspalveluun ennen syyskokouksia 2024.

• Tuleeko jäsenmaksun maksamatta jääneistä ja sen vuoksi poistettavista, lukumäärä esim. sähköpostitse yhdistykselle tiedoksi? Vastaus: Yhdistys seuraa tilannetta Killan raporteista itsenäisesti (eronneet-raportti, maksuntarkkailulista), mutta tarvittaessa poistettavia voi tiedustella Sydänliiton jäsenpalvelusta.
• Kilta: Miten eronneet-raportti otetaan Killasta? Miten kunniajäsenet otetaan Killasta? Vastaus: Löydät valmiit raportit Killan Raportit-välilehdeltä. Ks. Killan käyttöohjeen sivu 47. Kunniajäsenet löytyvät Jäsenluettelo yhdistyksittäin -raportista, jota voi suodattaa jäsenlajin mukaan. Eronneille on oma raportti. Jäsenmaksun maksamatta jättäneet ovat Maksuntarkkailulistalla.

Koulutustallenne 16.2.

Katso tallenne 16.2.2024 yhdistyskoulutuksesta (Mediapankki, Yhdistyskoulutukset-kansio), joka käsitteli sääntömuutosta ja mallisääntöjä. Koulutuksessa käsiteltiin kahden kokouksen mallisääntöjä, mutta se on joiltakin osin sovellettavissa myös yhden kokouksen sääntöihin. Mediapankin salasana on Sydänyhteisö1. Tässä myös suora linkki tallenteeseen. Tutustu myös koulutuksen diaesitykseen alla.

Aiheet: 0-13min yhdistyslain keskeiset muutokset; 13-30min uusien mallisääntöjen muutokset edellisiin mallisääntöihin; 30-50min yhdistysten kysymyksiä ja vastauksia; 50-59 sääntömuutos mallisääntöjä käyttäen; 59-1:08 mallisääntöjen muokkaaminen; 1:08-1:27 käytännön kysymyksiä ja huomioita; 1:27 kevennetty tilinpito lyhyesti ja loppukeskustelu.

Koulutuksen aineisto PDF-muodossa aukeaa täällä. Aineistoon on koottu linkkejä muihin hyödyllisiin ohjeisiin ja videoihin.

Mallisäännöt löydät myös tältä sivulta:  Yhdistyslaki ja yhdistyksen säännöt – Yhdistyspalvelu (sydan.fi)

Kysymykset: järjestökoordinaattori Anna Autio (anna.autio@sydanliitto.fi)